Focus Projet
Bienvenue sur Focus Projet,
le podcast du management de projet.
Le management de projet,
qu'est-ce que c'est ?
Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets.
Planning,
coût,
risque,
gestion d'équipe,
changement,
communication,
définition du besoin.
Au fil des épisodes,
on va voir tout cela ensemble.
Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory,
ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail,
abonne-toi.
Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets.
Quand on acquiert de l'expérience en tant que chef de projet,
ou que l'on a un rôle de direction,
on se rend vite compte que faire les bons projets est quelque chose de très important.
Cela conditionne aussi,
d'une certaine manière,
la réussite des projets en eux-mêmes.
Pour vous aider à faire les bons projets,
nous allons aborder dans cet épisode un concept assez confidentiel,
mais qui de mon point de vue gagne à être connu.
Le front-end loading.
Le front-end loading est un concept de phasage de projet dont le but est de s'assurer de la bonne définition du projet et de son alignement avec ses objectifs.
L'idée est de consolider les données d'entrée du projet avant de lancer sa réalisation.
On va avancer pas à pas.
pour s'assurer de prendre les meilleures décisions possibles en début du projet,
de manière à limiter les risques.
Je parle de Front-End Loading,
qui est l'appellation la plus courante,
pour laquelle on utilise l'acronyme FEL,
mais on trouve aussi les termes de Front-End Planning,
Pré-Project Planning ou bien aussi Early Project Planning.
Quel va être l'objectif du Front-End Loading ?
L'objectif de ce concept est d'une certaine manière de maximiser les chances de succès du projet et l'atteinte des objectifs fixés.
Le tout en étant le plus efficace possible,
en d'autres termes le plus économe.
L'objectif de cette philosophie,
c'est aussi de limiter les changements tardifs dans le projet qui vont avoir des impacts importants en se posant les bonnes questions dès le début du projet.
D'où cela vient ?
Le front-end loading n'est pas nouveau.
C'est quelque chose qui est très répandu pour les projets industriels et qu'on trouve aussi de manière plus générale dans la construction.
L'idée,
d'une manière globale,
c'est que la valeur délivrée par le projet dépend principalement de sa bonne définition et moins de sa bonne exécution.
Ou en tout cas,
qu'il est beaucoup plus facile d'influer sur le résultat d'un projet en ayant une bonne définition de celui-ci que par la suite lorsqu'on le réalise.
C'est pour tirer parti de ce constat que le front-end loading a été créé et développé par les grands industriels il y a plus de 40 ans.
C'est quelque chose que l'on retrouve aujourd'hui aussi sur tous les projets publics d'infrastructures ou de construction.
En effet,
en France,
les marchés publics de construction sont inspirés par ce concept.
Le Code de la Commande Publique et précédemment la loi MOP reprennent un phasage pour la conception de ces projets qui est similaire et qui correspond à ce que l'on a avec le front-end loaning.
On va y trouver aussi trois phases avec des objectifs dédiés et assez similaires.
Maintenant que l'on a dit tout ça,
en quoi cela consiste ?
L'idée,
c'est de commencer le projet en réalisant trois phases pour affiner sa définition et s'assurer que ce que l'on va réaliser est pertinent.
Entre ces phases,
on réalise un point d'arrêt pour vérifier si on a suffisamment d'informations pour passer à la suite et valider s'il est toujours judicieux de faire le projet.
C'est un point d'arrêt souvent appelé gate.
On retrouve ainsi une alternance de phases et de portes servant de point d'arrêt.
En anglais Stage and Gates.
C'est aussi une manière d'appeler cette manière de procéder,
le processus Stage-Gate.
Quelles vont être les phases que l'on met en place et à quoi vont-elles servir ?
On va donc avoir trois phases qui ont chacune un objectif précis.
La première phase,
FEL 1,
dont l'objectif est de s'assurer de l'opportunité du projet.
On passe ensuite à la FEF 2 où on va évaluer les différentes manières de répondre à notre problème
et dont le but va être de sélectionner la solution la plus adéquate.
Enfin,
avec la FEL 3,
on va définir avec précision ce que l'on va réaliser.
Entre chaque phase,
on évalue s'il est toujours judicieux de réaliser le projet et de passer à la suite.
A l'issue de ce point d'arrêt,
on peut donc choisir soit de passer à la suite,
soit d'abandonner le projet,
ou encore de revenir sur la phase précédente pour compléter l'étude ou la modifier.
Entrons un peu plus dans le détail de chaque phase.
La première phase,
FEL1,
consiste à valider l'idée et son opportunité.
Est-ce que ce que l'on va créer avec le projet va être utile ?
Répondre aux besoins,
être rentable.
Cela permet de s'assurer qu'il est judicieux de développer l'idée à la base du projet.
Pour évaluer la viabilité financière,
on réalise généralement une estimation du budget à plus ou moins 50%.
On obtient une première idée de la date de fin avec la préparation d'un premier planning basique.
A ce stade,
on évalue ces éléments en utilisant des données issues des réalisations précédentes.
On reste très macroscopique.
Dans le cadre d'un projet industriel,
on valide les contraintes réglementaires et techniques.
On formalise aussi la solution que l'on va mettre en place.
Imaginons par contre un projet de refonte d'un site web.
On va dans ce cas-là s'assurer que le gain que l'on espère avoir avec le nouveau site est supérieur à ce que cela va nous coûter.
La deuxième phase,
FEL2,
que l'on peut aussi appeler APS pour Avant Projet Simplifié,
qui est le terme dans le cadre des marchés publics.
Cette seconde phase permet de trouver le meilleur compromis sur la manière d'atteindre les objectifs du projet.
Parmi les solutions A,
B ou C,
laquelle répondra au mieux aux objectifs du projet ?
Est-il préférable de réaliser un projet de plus grande ou de plus petite envergure pour maximiser l'atteinte des objectifs ?
Dans cette phase,
on fait les choix stratégiques sur les solutions et technologies qui vont permettre la réalisation des objectifs.
On précise aussi le planning et l'estimation pour obtenir une fourchette de plus ou moins 30%.
Pour cela,
on étudie les principales spécificités de ce projet par rapport à des projets comparables.
Dans le cadre d'un projet industriel,
on définit la capacité et l'implantation générale de l'usine à ce moment-là.
On va aussi sélectionner les technologies qui vont permettre de répondre aux besoins du projet.
Pour notre projet de refonte de site web,
on va par exemple évaluer s'il est préférable de repartir de zéro ou de modifier le site existant.
On pourrait aussi évaluer différentes technologies et choisir la plus adaptée pour notre projet.
La troisième phase,
FEL3,
aussi appelée APD,
avant projet définitif,
dans le cadre des marchés publics ou
FIT dans certains cas pour Front End Engineering Design.
Cette troisième phase sert,
elle,
à définir de manière précise ce que l'on va réaliser avec le projet.
Que va-t-on réaliser ?
Comment va-t-on mener à bien le projet ?
C'est à ce moment-là que les différents points de la définition du projet sont clarifiés.
On cherche à savoir en détail ce qui doit être réalisé.
On met aussi en place la stratégie de réalisation du projet.
Le niveau de détail doit permettre de connaître l'ensemble des éléments qui vont être nécessaires à notre projet.
On fait en sorte de connaître de manière fiable le prix de tous les éléments afin de réaliser une estimation à plus ou moins 10%.
C'est à ce moment-là que l'on réalise les démarches administratives dans le cas où des autorisations sont nécessaires,
permis de construire demandes d'autorisation diverses.
On réalise donc les études préliminaires avec un niveau de détail suffisant pour pouvoir monter ces dossiers.
Toujours dans notre cas d'industrie,
on va définir l'ensemble des machines à mettre en œuvre,
leur implantation et comment elles vont interagir entre elles et les matériaux utilisés.
Pour notre site web,
ça sera sa structure,
les fonctionnalités qu'il va avoir et éventuellement les pages qu'on va y trouver.
Et après ces trois phases,
que se passe-t-il ?
A l'issue de ces trois phases,
si le projet passe la dernière gate,
on passe à la réalisation.
On a un projet qui,
si le processus a été suivi correctement,
est bien défini et répond aux besoins pour lesquels il a été créé.
Pour les projets industriels et de construction,
c'est souvent à ce moment-là que la décision de financer et de réaliser le projet a lieu.
Quels sont les avantages de cette manière de procéder ?
Tout d'abord,
on prend les décisions clés sur l'organisation du projet au bon moment.
En effet,
on prend ces décisions à un moment où la marge d'action est importante,
tout en s'assurant d'avoir un niveau d'information suffisant pour prendre des décisions éclairées.
Ensuite,
on limite les risques des projets.
En avançant par étape,
on limite les investissements en temps et en argent avant de s'assurer que le projet réponde aux besoins.
Le fait de réaliser des points d'arrêt à l'issue de chaque phase permet de réévaluer l'intérêt du projet et,
le cas échéant,
le stopper ou le réorienter.
En plus de cela,
on favorise l'atteinte des objectifs du projet.
En commençant par étudier les éléments déterminants dans le déroulement du projet et en s'assurant de leur adéquation avec les besoins auxquels le projet doit répondre,
il est plus facile d'atteindre les objectifs du projet.
Les décisions stratégiques sont prises à un stade où la marge de manœuvre est importante et les décisions sont prises de manière éclairée.
Le front-end loading augmente aussi la valeur créée par les projets.
En prenant les décisions importantes pour le projet de manière réfléchie et en ayant en tête les objectifs du projet,
la valeur obtenue grâce au projet est améliorée.
On optimise le coût du projet et maximise les bénéfices obtenus.
Enfin,
dans le cadre d'un programme ou d'un portefeuille de projet,
cela permet de sélectionner les projets qui apportent le plus de valeur business à l'entreprise.
Qu'en est-il des inconvénients ?
Tout d'abord,
cela peut être vu comme un cadre rigide.
En effet,
cette méthodologie impose un processus pour l'initiation des projets qui est structuré.
Par contre,
de mon point de vue,
il est facile d'adapter ce cadre.
On peut décider que pour certains projets plus simples,
mieux maîtrisés,
avec moins d'enjeux,
on supprime certains points d'arrêt et enchaîne les différentes phases.
C'est très souvent fait chez les industriels en fonction de différents paramètres,
le processus est plus ou moins rigide.
Un autre inconvénient est que cela demande une vision à assez long terme.
En effet,
l'idée c'est de ne pas changer les projets qu'on lance tous les trois mois.
C'est en bonne partie vrai vu que ces étapes peuvent prendre du temps.
mais il est aussi possible de les réaliser rapidement lorsque cela est nécessaire,
ou d'accélérer les choses en modifiant le processus pour aller plus vite si besoin.
Comment utiliser cette philosophie dans un contexte de projet non industriel ?
Voici quelques conseils pour adapter ce processus à vos projets.
L'idée,
c'est de se concentrer sur les éléments clés de la démarche.
Tout d'abord,
ne pas se lancer tête baissée sur le projet.
Prendre le temps de prendre du recul et de le préparer.
Ensuite,
toujours évaluer l'adéquation du projet avec les besoins auxquels il doit répondre.
Un autre élément important va être d'évaluer les différentes solutions possibles techniquement pour répondre aux besoins du projet et de sélectionner la meilleure solution.
Enfin,
il est nécessaire de définir précisément le projet avant de se lancer concrètement.
Dernier point,
réaliser des points d'arrêt entre les différentes étapes pour prendre des décisions importantes pour le projet.
A tout cela,
on peut bien entendu ajouter d'autres éléments pour structurer les différents points clés et évaluer la maturité des projets.
Cela fait partie des services que je propose aux entreprises que j'accompagne.
Un dernier point avant de conclure.
Certains adeptes de l'agilité voient ce type de démarche comme contraire au principe même de l'agilité.
De mon point de vue,
je pense que c'est quelque chose qui est compatible,
voire même dans certains cas complémentaire.
Il est par contre vrai que cette philosophie a été pensée pour des projets avec des contraintes fortes,
où il est important de savoir à l'avance ce que l'on va faire,
et où il est difficile de faire des modifications par la suite.
Les projets de construction,
d'une manière générale.
Dans le cas des projets informatiques,
ces contraintes ne sont pas les mêmes.
Il est beaucoup plus simple,
pour certaines parties du projet,
de faire évoluer les choses en fonction des besoins,
qui peuvent varier dans le temps.
De mon point de vue,
réaliser ces trois phases de préparation du projet est une manière d'itérer pour arriver à la bonne définition du projet.
Cela rejoint dans un sens l'agilité.
Je pense que même pour des projets où les méthodes agiles sont très adaptées,
commencer par cela peut être un plus.
Pour reprendre l'exemple précédent du site web,
il me semble tout à fait adéquat de réaliser les trois phases de front-end loading pour valider l'opportunité du projet,
sélectionner la solution technologique la plus adaptée,
et définir l'infrastructure que l'on met en place et la manière dont on va développer le projet.
En l'occurrence,
on pourrait décider à ce moment-là d'utiliser un framework agile tel que le Scrum pour réaliser le développement du site web en adaptant le détail des fonctionnalités que l'on livre aux besoins.
Récapitulons tout ça pour conclure.
Le front-end loading est une philosophie qui force à se poser les questions clés au début du projet.
pour maximiser les chances de succès.
L'idée est de commencer le projet avec trois phases servant à bien le définir.
Lors de la première,
on valide l'opportunité de réaliser le projet.
On vérifie que les bénéfices vont être supérieurs au coût.
Avec la seconde,
on explore les différentes options possibles et sélectionne la plus adaptée.
Enfin,
on définit en détail ce que l'on va réaliser pour répondre aux besoins avec le projet qui a été créé.
A l'issue de chaque phase,
on fait un point d'arrêt
pour s'assurer que le projet est toujours viable.
Ce concept est aujourd'hui principalement mis en place sur des projets de construction,
mais il peut s'appliquer et s'adapter à tous les projets.
J'espère que cet épisode vous aura fait découvrir une nouvelle manière de démarrer vos projets et qu'il vous incitera à utiliser ces techniques pour mieux définir votre projet avant de passer à la réalisation.
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