WEBVTT

1
00:00:10.282 --> 00:00:11.082
Focus Projet

2
00:00:14.603 --> 00:00:15.983
 Bienvenue sur Focus Projet,

3
00:00:16.403 --> 00:00:18.244
 le podcast du management de projet.

4
00:00:18.804 --> 00:00:19.784
 Le management de projet,

5
00:00:19.944 --> 00:00:20.465
 qu'est-ce que c'est ?

6
00:00:20.885 --> 00:00:24.806
 Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets.

7
00:00:25.346 --> 00:00:25.766
 Planning,

8
00:00:25.826 --> 00:00:26.106
 coût,

9
00:00:26.306 --> 00:00:26.646
 risque,

10
00:00:26.726 --> 00:00:27.367
 gestion d'équipe,

11
00:00:27.487 --> 00:00:27.967
 changement,

12
00:00:28.107 --> 00:00:28.827
 communication,

13
00:00:28.927 --> 00:00:29.787
 définition du besoin.

14
00:00:30.267 --> 00:00:31.288
 Au fil des épisodes,

15
00:00:31.468 --> 00:00:32.568
 on va voir tout cela ensemble.

16
00:00:33.416 --> 00:00:36.598
 Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory,

17
00:00:37.078 --> 00:00:40.800
 ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail,

18
00:00:41.241 --> 00:00:41.681
 abonne-toi.

19
00:00:42.221 --> 00:00:44.743
 Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets.

20
00:00:48.785 --> 00:00:50.026
 Quand on réalise un planning,

21
00:00:50.806 --> 00:00:53.327
 on évite de tenter d'optimiser celui-ci au maximum.

22
00:00:54.048 --> 00:00:56.129
 On enchaîne les tâches aussi vite que possible.

23
00:00:56.489 --> 00:01:01.212
 Considère que tout va pouvoir être fait immédiatement et que tous les prérequis sont disponibles.

24
00:01:02.376 --> 00:01:03.597
 Au-delà du biais d'optimisme,

25
00:01:04.057 --> 00:01:04.998
 une des raisons pour cela,

26
00:01:05.498 --> 00:01:08.200
 c'est qu'on a peur d'afficher un planning avec des marges.

27
00:01:08.841 --> 00:01:12.323
 Même si on aimerait tous que le projet soit la priorité de l'ensemble des parties prenantes,

28
00:01:12.403 --> 00:01:13.103
 c'est rarement le cas.

29
00:01:13.904 --> 00:01:21.569
 Il est donc nécessaire de prendre cela en compte dans son planning et d'avoir un peu de marge pour les différents délais que l'on va avoir et les risques du projet.

30
00:01:22.090 --> 00:01:22.570
 Mais dans ce cas,

31
00:01:23.110 --> 00:01:26.813
 comment faire accepter ce planning qui n'est pas totalement optimisé à ses commanditaires ?

32
00:01:28.454 --> 00:01:31.216
 C'est ce que l'on voit ensemble aujourd'hui dans ce nouvel épisode

33
00:01:31.316 --> 00:01:32.117
 de Focus Projet.

34
00:01:36.159 --> 00:01:37.040
 On ne va pas se mentir,

35
00:01:37.220 --> 00:01:42.564
 afficher sur son planing des marges ou prévoir des plages de réalisation plus importantes que les temps de réalisation prévus,

36
00:01:42.764 --> 00:01:43.805
 ce n'est pas forcément bien vu.

37
00:01:44.765 --> 00:01:47.688
 Et ça passe rarement bien quand on le présente à ses supérieurs.

38
00:01:48.488 --> 00:01:54.212
 Ils peuvent vite avoir l'impression que vous cherchez à vous sécuriser et que vous prenez des marges qui ne sont pas nécessaires.

39
00:01:54.592 --> 00:01:55.133
 De ce fait,

40
00:01:55.413 --> 00:01:56.714
 ils vont vouloir les raboter,

41
00:01:56.894 --> 00:01:58.075
 voire les supprimer totalement.

42
00:02:00.224 --> 00:02:00.704
 Cependant,

43
00:02:00.825 --> 00:02:04.187
 si vous voulez que votre planning soit viable et avoir une chance de le tenir,

44
00:02:04.347 --> 00:02:07.750
 il est indispensable que celui-ci reflète la manière dont les choses vont se passer.

45
00:02:08.611 --> 00:02:09.251
 Par exemple,

46
00:02:09.472 --> 00:02:13.715
 si vous avez 6 ateliers d'une demi-journée à organiser avec des managers très occupés,

47
00:02:14.456 --> 00:02:15.096
 sur le papier,

48
00:02:15.296 --> 00:02:17.138
 il est possible de réaliser cela en 3 jours.

49
00:02:17.538 --> 00:02:18.279
 Dans la pratique,

50
00:02:18.619 --> 00:02:24.604
 il y a peu de chances que vous arriviez à avoir les personnes disponibles au moment où cela vous arrange pour enchaîner les ateliers.

51
00:02:25.285 --> 00:02:28.787
 Il est probable qu'il faille répartir ces ateliers sur 2 semaines,

52
00:02:28.867 --> 00:02:29.348
 voire 3,

53
00:02:29.792 --> 00:02:33.374
 car vous devrez vous adapter aux disponibilités des différents managers.

54
00:02:34.414 --> 00:02:34.794
 De même,

55
00:02:35.074 --> 00:02:37.455
 si vous avez des travaux qui ne peuvent pas être faits sous la pluie,

56
00:02:37.875 --> 00:02:41.417
 à réaliser en extérieur et que vous savez qu'au moment où ils sont prévus,

57
00:02:41.837 --> 00:02:43.558
 il pleut en moyenne un jour sur trois,

58
00:02:44.098 --> 00:02:47.419
 si vous prévoyez uniquement la durée des travaux sans marges pour ces intempéries,

59
00:02:47.779 --> 00:02:50.020
 il y a de très fortes chances pour que cela ne suffise pas.

60
00:02:50.801 --> 00:02:51.701
 D'une manière générale,

61
00:02:52.221 --> 00:02:54.122
 il ne faut pas que pour tenir votre planning,

62
00:02:54.302 --> 00:02:56.503
 il soit nécessaire d'avoir un alignement de planète.

63
00:02:57.023 --> 00:02:58.744
 Il doit pouvoir être réalisé dans les conditions

64
00:02:58.884 --> 00:02:59.725
 qui sont anticipées.

65
00:03:00.385 --> 00:03:00.745
 Pour cela,

66
00:03:00.965 --> 00:03:02.847
 il est indispensable de prendre des marges.

67
00:03:03.287 --> 00:03:03.607
 Après,

68
00:03:03.747 --> 00:03:08.791
 c'est à vous et à votre équipe d'évaluer les marges raisonnables pour rendre votre planning viable.

69
00:03:11.012 --> 00:03:13.074
 Maintenant qu'on a vu que ces marges sont indispensables,

70
00:03:13.394 --> 00:03:17.197
 comment faire pour les vendre à ses supérieurs et faire accepter ce planning viable ?

71
00:03:18.658 --> 00:03:21.159
 Une option qui est pour moi plus un dernier recours,

72
00:03:21.320 --> 00:03:21.960
 c'est de les planquer.

73
00:03:22.580 --> 00:03:27.704
 Faire en sorte que ces marges soient totalement invisibles pour ne pas avoir à revenir dessus ni les justifier.

74
00:03:28.524 --> 00:03:29.585
 Dans certains environnements,

75
00:03:29.765 --> 00:03:31.066
 ça peut être nécessaire malheureusement.

76
00:03:31.666 --> 00:03:32.167
 Par contre,

77
00:03:32.367 --> 00:03:36.290
 je pense qu'il est préférable dans la plupart des cas de les afficher et de les justifier.

78
00:03:37.350 --> 00:03:38.551
 Voyons ensemble comment et pourquoi.

79
00:03:40.132 --> 00:03:45.056
 Comment présenter un planning qui n'est pas optimisé et sur lequel il va apparaître des marges assez supérieures ?

80
00:03:46.057 --> 00:03:46.877
 Le premier élément,

81
00:03:47.258 --> 00:03:53.462
 ça va être de pouvoir justifier le besoin de ce temps que l'on a indiqué dans ces marges et pour ces tâches qui sont rallongées.

82
00:03:55.003 --> 00:03:56.104
 Si vous êtes capable de dire

83
00:03:56.244 --> 00:04:02.227
 que vous avez rallongé d'un tiers la durée pour les travaux en extérieur parce qu'au moment où ceux-ci vont avoir lieu,

84
00:04:02.367 --> 00:04:04.188
 il pleut en moyenne un jour sur trois.

85
00:04:04.669 --> 00:04:05.149
 De suite,

86
00:04:05.469 --> 00:04:08.891
 ce sera plus acceptable que si vous n'avez aucune justification.

87
00:04:10.112 --> 00:04:10.972
 Vous pourrez après,

88
00:04:11.292 --> 00:04:11.893
 éventuellement,

89
00:04:12.093 --> 00:04:18.977
 négocier cette durée et cette marge en fonction de si vous désirez un planning avec un degré de confiance plus ou moins élevé.

90
00:04:19.997 --> 00:04:24.560
 Mais cela montrera que vous avez bien pris en compte le risque d'intempéries dans votre planning.

91
00:04:25.688 --> 00:04:34.633
 Pouvoir justifier clairement les différentes durées et les différentes marges permettra de les rendre beaucoup plus acceptables et montrera que vous avez anticipé les problèmes qui peuvent arriver.

92
00:04:35.613 --> 00:04:38.675
 Un autre élément pour pouvoir justifier de marges de manière plus globale,

93
00:04:39.135 --> 00:04:42.437
 c'est de pouvoir mettre en avant les différents risques qui pèsent sur les délais.

94
00:04:43.238 --> 00:04:43.598
 Pour cela,

95
00:04:43.758 --> 00:04:54.284
 il est préférable d'avoir réalisé une analyse de risque de manière à pouvoir lier les marges et les tampons que vous avez mis en place avec des actions ponctuelles ou plus globales pour mitiger les risques.

96
00:04:55.772 --> 00:04:56.372
 Par exemple,

97
00:04:56.672 --> 00:05:04.995
 si dans votre analyse de risque vous avez identifié plusieurs risques liés à des interfaces entre les services ou avec des fournisseurs impliquant des allers-retours,

98
00:05:05.555 --> 00:05:11.116
 il est possible de mitiger ce risque de manière plus globale en prenant une marge sur cette phase du projet.

99
00:05:11.877 --> 00:05:19.239
 Celle-ci permettra de compenser le fait qu'il puisse être nécessaire d'itérer certaines actions sans qu'on sache à l'avance combien et lesquelles,

100
00:05:19.479 --> 00:05:21.379
 et sans prendre de marge sur chaque tâche,

101
00:05:21.680 --> 00:05:22.940
 ce qui pourrait être excessif.

102
00:05:23.740 --> 00:05:27.642
 En étant capable de relier vos différentes réserves à des risques ou une manière de s'organiser,

103
00:05:28.063 --> 00:05:29.683
 celles-ci deviendront plus acceptables.

104
00:05:30.784 --> 00:05:33.065
 Si vos marges ne conviennent pas à vos supérieurs,

105
00:05:33.305 --> 00:05:38.448
 vous serez en mesure de proposer des options d'accélération en indiquant la manière dont cela est possible.

106
00:05:39.149 --> 00:05:40.750
 Cela peut être un coût supérieur,

107
00:05:40.870 --> 00:05:42.371
 plus d'investissement de la direction,

108
00:05:42.911 --> 00:05:44.092
 une qualité dégradée,

109
00:05:44.092 --> 00:05:46.633
 un niveau de risque accepté plus important,

110
00:05:47.233 --> 00:05:49.675
 plein de choses différentes en fonction du projet et des cas.

111
00:05:51.256 --> 00:05:51.836
 Par exemple,

112
00:05:52.160 --> 00:05:53.981
 Pour les travaux à l'extérieur dont on a parlé,

113
00:05:54.241 --> 00:05:57.964
 il peut être envisageable de mettre en place une protection pour être à l'abri.

114
00:05:58.484 --> 00:05:59.525
 Cela va coûter plus cher,

115
00:05:59.765 --> 00:06:01.526
 mais cela peut permettre de gagner du temps.

116
00:06:02.287 --> 00:06:02.647
 De même,

117
00:06:02.707 --> 00:06:03.988
 pour l'organisation des ateliers,

118
00:06:04.188 --> 00:06:12.174
 il est possible d'accélérer cette tâche si la direction donne pour consigne aux managers de prioriser cet atelier par rapport à leurs autres activités.

119
00:06:12.834 --> 00:06:13.535
 De cette manière,

120
00:06:13.555 --> 00:06:15.996
 ce ne sera plus vous qui vous adapterez à leur planning,

121
00:06:16.397 --> 00:06:17.958
 mais eux qui s'adapteront au vôtre.

122
00:06:18.758 --> 00:06:21.060
 Vous pouvez de cette manière négocier des ressources,

123
00:06:21.200 --> 00:06:26.182
 ou d'autres éléments qui vous sont utiles pour optimiser le planning si vos supérieurs le souhaitent.

124
00:06:27.063 --> 00:06:29.584
 Une dernière chose pour faire accepter un planning viable,

125
00:06:29.884 --> 00:06:32.325
 c'est de donner un indice de confiance à votre planning,

126
00:06:32.665 --> 00:06:36.507
 ou éventuellement plusieurs plannings avec différents niveaux de confiance.

127
00:06:38.067 --> 00:06:38.668
 Par exemple,

128
00:06:38.988 --> 00:06:44.750
 vous pouvez proposer un planning très optimisé pour lequel vous avez un indice de confiance de 10%.

129
00:06:45.331 --> 00:06:45.771
 Pour vous,

130
00:06:45.971 --> 00:06:48.432
 il n'y a que 10% de chance d'arriver à tenir ce planning.

131
00:06:49.204 --> 00:06:55.408
 Vous pouvez aussi proposer un planning qui vous semble plus raisonnable avec un indice de confiance de 70% par exemple.

132
00:06:56.049 --> 00:06:57.309
 Dans l'état actuel des choses,

133
00:06:57.630 --> 00:06:59.951
 vous estimez qu'il est possible de réaliser ce planning,

134
00:07:00.392 --> 00:07:03.554
 mais il reste environ 30% de chance que ça prenne plus de temps.

135
00:07:04.594 --> 00:07:11.559
 Une bonne pratique peut être de se mettre d'accord en amont avec ses supérieurs sur l'indice de confiance que l'on souhaite avoir pour les plannings,

136
00:07:11.859 --> 00:07:14.561
 au sein de l'entreprise ou pour un projet en particulier.

137
00:07:15.262 --> 00:07:18.784
 Cela vous permet de savoir à quel point les plannings doivent être optimisés

138
00:07:19.136 --> 00:07:20.817
 et le niveau de marge qu'il faut prendre.

139
00:07:21.617 --> 00:07:23.018
 Mais si l'indice de confiance est faible,

140
00:07:23.258 --> 00:07:27.279
 cela doit être compensé par une acceptation des retards qui peuvent survenir.

141
00:07:32.281 --> 00:07:33.422
 Récapitulons tout cela.

142
00:07:34.062 --> 00:07:38.564
 Il est souvent difficile de présenter des plannings avec des marges qui vont rendre ceci viable.

143
00:07:39.564 --> 00:07:45.026
 Elles sont par contre indispensables pour pouvoir prendre en compte les conditions réelles de réalisation et les risques du projet.

144
00:07:45.807 --> 00:07:47.588
 Pour arriver à faire accepter ces marges,

145
00:07:47.828 --> 00:07:48.608
 plusieurs pistes :

146
00:07:49.476 --> 00:07:53.119
 Être en mesure de justifier les temps indiqués et les hypothèses du planning.

147
00:07:54.060 --> 00:07:58.885
 Mettre en avant les risques qui pèsent sur les délais et les rattacher aux marges qui ont été prises.

148
00:07:59.645 --> 00:08:03.929
 Proposer des options d'accélération en indiquant la manière dont cela est possible :

149
00:08:04.209 --> 00:08:05.170
 un coût supérieur,

150
00:08:05.450 --> 00:08:06.812
 une qualité différente,

151
00:08:06.932 --> 00:08:08.873
 plus d'investissement de la direction par exemple.

152
00:08:09.754 --> 00:08:15.920
 Donner un indice de confiance à son planning pour expliciter le risque de retard que l'on accepte de prendre.

153
00:08:17.336 --> 00:08:17.616
 Enfin,

154
00:08:18.017 --> 00:08:19.478
 dans des environnements compliqués,

155
00:08:20.019 --> 00:08:22.261
 il est toujours possible de planquer ses marges,

156
00:08:22.521 --> 00:08:24.943
 mais cette solution est de mon point de vue à éviter.

157
00:08:28.566 --> 00:08:28.747
 Voilà,

158
00:08:29.187 --> 00:08:29.968
 avec ces éléments,

159
00:08:30.068 --> 00:08:35.052
 j'espère que vous aurez plus de facilité à faire apparaître des marges dans vos plannings et à les défendre.

160
00:08:37.254 --> 00:08:38.916
 Vous avez d'autres suggestions pour arriver à cela ?

161
00:08:39.656 --> 00:08:40.677
 Vous souhaitez des précisions ?

162
00:08:41.038 --> 00:08:43.260
 On se retrouve sur LinkedIn pour en discuter.

163
00:08:45.976 --> 00:08:46.979
 Cet épisode vous a aidé,

164
00:08:47.500 --> 00:08:50.829
 faites-en cadeau à vos collègues et abonnez-vous à Focus Projet.

165
00:08:51.931 --> 00:08:53.415
 Bonne semaine et à lundi prochain !