WEBVTT

1
00:00:10.272 --> 00:00:11.072
Focus Projet

2
00:00:14.594 --> 00:00:15.975
Bienvenue sur Focus Projet,

3
00:00:16.395 --> 00:00:18.256
le podcast du management de projet.

4
00:00:18.796 --> 00:00:19.776
Le management de projet,

5
00:00:19.936 --> 00:00:20.457
qu'est-ce que c'est ?

6
00:00:20.877 --> 00:00:24.799
Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets.

7
00:00:25.339 --> 00:00:25.759
Planning,

8
00:00:25.839 --> 00:00:26.159
coût,

9
00:00:26.299 --> 00:00:26.659
risque,

10
00:00:26.719 --> 00:00:27.340
gestion d'équipe,

11
00:00:27.480 --> 00:00:27.980
changement,

12
00:00:28.100 --> 00:00:28.820
communication,

13
00:00:28.940 --> 00:00:29.781
définition du besoin.

14
00:00:30.261 --> 00:00:31.281
Au fil des épisodes,

15
00:00:31.462 --> 00:00:32.582
on va voir tout cela ensemble.

16
00:00:33.402 --> 00:00:36.604
Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory,

17
00:00:37.084 --> 00:00:40.806
ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail,

18
00:00:41.226 --> 00:00:41.686
abonne-toi.

19
00:00:42.226 --> 00:00:44.747
Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets.

20
00:00:52.130 --> 00:00:57.592
Votre chef vous a demandé un rapport hebdomadaire pour votre projet et vous n'avez aucune idée de ce que vous allez lui donner ?

21
00:00:59.293 --> 00:01:00.394
Cet épisode est fait pour vous.

22
00:01:00.874 --> 00:01:05.956
Je vous donne quelques conseils et les bonnes questions à se poser pour pouvoir mettre en œuvre

23
00:01:06.408 --> 00:01:09.351
Un rapport pour votre projet sans y passer une éternité.

24
00:01:14.114 --> 00:01:17.677
On vous a demandé de faire un rapport d'avancement sur votre projet et vous êtes perdu ?

25
00:01:18.438 --> 00:01:19.018
Ça tombe bien,

26
00:01:19.219 --> 00:01:19.999
dans cet épisode,

27
00:01:20.119 --> 00:01:24.523
on va voir ensemble comment mettre en place un reporting efficace pour son projet.

28
00:01:27.085 --> 00:01:27.645
Tout d'abord,

29
00:01:27.725 --> 00:01:29.507
l'une des premières questions à se poser,

30
00:01:29.747 --> 00:01:33.310
c'est à qui va s'adresser le reporting et pourquoi il est nécessaire.

31
00:01:34.551 --> 00:01:35.632
En fonction de ces éléments...

32
00:01:35.792 --> 00:01:38.374
on ne va pas forcément mettre les mêmes choses dans ce reporting.

33
00:01:39.435 --> 00:01:41.597
Les destinataires connaissent-ils le projet en détail ?

34
00:01:42.798 --> 00:01:43.919
Si c'est pour vous,

35
00:01:44.380 --> 00:01:45.961
ou si c'est quelqu'un qui suit de près le projet,

36
00:01:46.441 --> 00:01:52.347
il serait nécessaire d'avoir plus de précision que si c'est adressé à une partie prenante qui est moins au courant du projet.

37
00:01:54.869 --> 00:01:56.070
Quel est le but du reporting ?

38
00:01:56.671 --> 00:02:02.576
Le but est-il de rassurer sur le fait que le projet se déroule bien ou de pouvoir anticiper les problèmes qui vont pouvoir arriver ?

39
00:02:03.596 --> 00:02:03.896
L'idée,

40
00:02:03.976 --> 00:02:07.018
c'est que l'on ne va pas faire le même rapport suivant les personnes qui vont le lire.

41
00:02:07.878 --> 00:02:10.920
Il faut connaître les besoins de celle-ci pour pouvoir adapter son rapport.

42
00:02:11.921 --> 00:02:12.121
Donc,

43
00:02:12.161 --> 00:02:14.442
si on vous demande un rapport d'avancement pour votre projet,

44
00:02:14.582 --> 00:02:20.045
n'hésitez pas à poser des questions à la personne qui vous l'a demandé pour savoir ce qu'elle attend de ce rapport.

45
00:02:20.725 --> 00:02:22.206
Cela vous aidera à le mettre en place,

46
00:02:22.466 --> 00:02:22.866
et ainsi,

47
00:02:23.787 --> 00:02:26.889
vous vous assurez que les informations qui l'attendent seront présentes.

48
00:02:28.870 --> 00:02:30.391
Un autre facteur important,

49
00:02:30.651 --> 00:02:31.611
c'est le temps disponible.

50
00:02:32.312 --> 00:02:32.932
Combien de temps ?

51
00:02:33.656 --> 00:02:34.597
pouvez-vous y consacrer ?

52
00:02:35.737 --> 00:02:36.658
Si vous avez peu de temps,

53
00:02:36.938 --> 00:02:37.478
faites simple.

54
00:02:38.619 --> 00:02:39.499
D'une manière générale,

55
00:02:39.679 --> 00:02:43.782
il vaut mieux réaliser un rapport simple qui va être essentiel et que l'on fait régulièrement,

56
00:02:44.382 --> 00:02:46.983
qu'un rapport de suivi aux petits oignons,

57
00:02:47.504 --> 00:02:48.944
avec énormément de détails,

58
00:02:49.004 --> 00:02:50.545
qui va vous prendre énormément de temps,

59
00:02:51.566 --> 00:02:52.626
mais qu'au final,

60
00:02:53.307 --> 00:02:57.269
vous allez finir par bâcler ou ne pas faire parce que vous n'avez juste pas le temps de le faire.

61
00:02:59.070 --> 00:03:01.071
On veut souvent être précis et exhaustif,

62
00:03:01.631 --> 00:03:02.552
mais il arrive...

63
00:03:02.792 --> 00:03:03.953
que ce soit contre-productif.

64
00:03:05.774 --> 00:03:06.074
Alors,

65
00:03:06.254 --> 00:03:07.475
essayez de penser à l'avance,

66
00:03:07.635 --> 00:03:08.775
au temps que ça va vous prendre,

67
00:03:09.016 --> 00:03:12.778
et est-ce que vous pouvez consacrer ce temps-là à votre rapport d'avancement.

68
00:03:13.978 --> 00:03:15.759
Le rapport d'avancement est quelque chose d'important,

69
00:03:15.959 --> 00:03:16.640
mais en général,

70
00:03:16.760 --> 00:03:18.401
quand on est responsable d'un projet,

71
00:03:20.442 --> 00:03:21.723
on a énormément de choses à faire,

72
00:03:21.803 --> 00:03:22.603
et notre temps est compté.

73
00:03:22.923 --> 00:03:23.163
Donc,

74
00:03:23.244 --> 00:03:28.907
il faut faire en sorte que ce rapport d'avancement soit bien adapté aux informations nécessaires à vos destinataires,

75
00:03:29.347 --> 00:03:31.108
et au temps que vous pouvez y consacrer.

76
00:03:33.012 --> 00:03:33.452
Arrivé là,

77
00:03:33.633 --> 00:03:37.136
vous devez donc savoir à qui s'adresse votre rapport d'avancement,

78
00:03:37.836 --> 00:03:42.780
quels sont ses besoins et combien de temps vous pouvez réellement passer pour le mettre en œuvre.

79
00:03:43.901 --> 00:03:44.262
Maintenant,

80
00:03:44.922 --> 00:03:46.564
quels sont les points clés de votre projet ?

81
00:03:47.064 --> 00:03:50.447
Qu'est-ce qui va nous permettre de savoir si le projet avance correctement ?

82
00:03:51.147 --> 00:03:54.030
Quels sont les problématiques principales que vous allez rencontrer ?

83
00:03:55.191 --> 00:03:57.773
En fonction des différents projets qu'on peut mener,

84
00:03:58.434 --> 00:04:00.355
celles-ci vont changer.

85
00:04:01.764 --> 00:04:07.427
Trouver les éléments clés qui vont nous permettre de savoir si le projet est sur les rails.

86
00:04:08.808 --> 00:04:09.648
Si dans votre projet,

87
00:04:10.509 --> 00:04:14.911
vous avez un certain nombre de tâches qui s'enchaînent dans un ordre donné sans pouvoir y couper,

88
00:04:15.572 --> 00:04:22.035
il va être nécessaire par exemple d'aller regarder le chemin critique et de s'assurer qu'on ne prend pas de retard sur celui-ci.

89
00:04:23.316 --> 00:04:25.517
Si ce n'est pas du tout le cas et qu'au contraire,

90
00:04:26.698 --> 00:04:30.580
vous avez plein de tâches qui peuvent être faites en parallèle,

91
00:04:31.452 --> 00:04:37.634
Le chemin critique ne va pas forcément être un point important pour votre rapport et pour votre suivi de projet.

92
00:04:39.755 --> 00:04:40.515
Un autre exemple,

93
00:04:41.015 --> 00:04:46.437
si l'aspect qualité est un point très important dans votre projet,

94
00:04:46.517 --> 00:04:52.298
qu'il faut absolument maintenir un niveau de qualité qui n'est pas forcément évident à avoir,

95
00:04:53.319 --> 00:04:57.840
il est important de suivre de près l'évolution de ce critère-là.

96
00:04:59.198 --> 00:05:01.716
et de le faire apparaître dans votre rapport.

97
00:05:03.560 --> 00:05:03.820
L'idée,

98
00:05:03.820 --> 00:05:04.721
vous l'aurez compris,

99
00:05:04.721 --> 00:05:07.542
c'est d'arriver à trouver les contraintes principales,

100
00:05:07.662 --> 00:05:13.205
les problématiques qui vont faire que le projet va marcher ou va moins bien marcher,

101
00:05:13.845 --> 00:05:15.386
et de les mettre en avant.

102
00:05:15.926 --> 00:05:24.230
Il m'arrive régulièrement de voir des rapports projet dont les éléments ne donnent pas forcément une idée valable sur le déroulement du projet.

103
00:05:24.770 --> 00:05:25.150
Souvent,

104
00:05:25.270 --> 00:05:28.652
on reprend des tableaux de bord type

105
00:05:29.488 --> 00:05:31.610
avec les informations qu'on trouve partout,

106
00:05:31.690 --> 00:05:34.492
mais qui ne sont pas forcément pertinentes pour le projet,

107
00:05:34.973 --> 00:05:39.656
des fois qui nécessitent beaucoup de temps pour être mises en œuvre.

108
00:05:40.297 --> 00:05:41.198
Et du coup,

109
00:05:41.278 --> 00:05:42.218
on a un rapport qui,

110
00:05:42.278 --> 00:05:42.679
à la fois,

111
00:05:42.719 --> 00:05:44.780
prend du temps à réaliser,

112
00:05:45.101 --> 00:05:50.585
mais qui donne une information qui n'est pas forcément en adéquation avec les besoins du projet.

113
00:05:51.206 --> 00:05:51.506
L'idée,

114
00:05:51.646 --> 00:05:59.032
c'est d'arriver à bien détecter quelles sont vos contraintes principales et comment on peut voir...

115
00:05:59.640 --> 00:06:01.522
si tout se passe bien par rapport à celle-ci.

116
00:06:03.783 --> 00:06:06.285
Maintenant que vous avez les sujets principaux qu'il faut aller regarder,

117
00:06:06.765 --> 00:06:07.446
le planning,

118
00:06:07.986 --> 00:06:09.507
les qualités comme on a pu citer là,

119
00:06:10.928 --> 00:06:19.695
il va falloir trouver les indicateurs disponibles pour évaluer l'avancement du projet par rapport à ces sujets.

120
00:06:20.816 --> 00:06:22.017
Quand on parle d'indicateurs,

121
00:06:22.097 --> 00:06:24.478
on pense très rapidement aux indicateurs quantitatifs,

122
00:06:25.579 --> 00:06:26.320
les fameux KPI.

123
00:06:27.144 --> 00:06:31.126
L'idée c'est à mon avis qu'il ne faut pas s'arrêter sur ces indicateurs quantitatifs,

124
00:06:31.186 --> 00:06:36.249
mais aussi aller chercher des choses qualitatives et éventuellement des choses subjectives.

125
00:06:37.029 --> 00:06:42.993
Vous avez aussi le droit de donner votre avis et de montrer votre opinion à partir de votre ressenti sur votre projet.

126
00:06:44.574 --> 00:06:45.314
Dans le qualitatif,

127
00:06:45.334 --> 00:06:47.055
ce qui marche très bien c'est la photo.

128
00:06:48.276 --> 00:06:48.716
Par exemple,

129
00:06:49.216 --> 00:06:50.037
si on a un chantier,

130
00:06:50.097 --> 00:06:53.138
mettre une photo du chantier où on voit de suite l'avancement,

131
00:06:54.319 --> 00:06:55.199
ça donne une idée...

132
00:06:56.780 --> 00:06:58.942
très rapidement et c'est simple à faire.

133
00:06:59.542 --> 00:07:01.744
Je parle là du cas d'un chantier,

134
00:07:01.824 --> 00:07:03.746
mais ça peut s'appliquer à d'autres choses aussi.

135
00:07:04.527 --> 00:07:08.711
Je ne vais pas forcément rentrer dans le détail de tous les indicateurs que l'on peut trouver pour les différents cas,

136
00:07:09.131 --> 00:07:10.152
ce serait un peu fastidieux.

137
00:07:10.532 --> 00:07:11.293
Mais vous avez compris,

138
00:07:11.353 --> 00:07:17.498
l'idée c'est d'arriver à trouver les bons indicateurs pour avoir une vision représentative de l'état du projet.

139
00:07:18.139 --> 00:07:18.799
Il y a quelques temps,

140
00:07:18.879 --> 00:07:23.924
j'ai fait une liste des différents indicateurs que l'on peut mettre en œuvre pour réaliser le suivi d'un projet.

141
00:07:24.844 --> 00:07:27.026
Je ne vois pas l'intérêt de toutes les citer ici,

142
00:07:27.586 --> 00:07:30.648
mais je vous mets le lien dans la description pour récupérer ce fichier.

143
00:07:31.989 --> 00:07:32.630
Un autre élément.

144
00:07:33.010 --> 00:07:33.971
Si vous avez une équipe,

145
00:07:34.271 --> 00:07:38.074
vous pouvez aussi déléguer une partie de ce reporting à celle-ci.

146
00:07:38.754 --> 00:07:40.575
N'hésitez pas à les mettre à contribution.

147
00:07:41.176 --> 00:07:45.259
Le reporting que vous allez faire ne doit pas être seulement votre reporting.

148
00:07:45.359 --> 00:07:49.042
C'est vous qui allez l'endosser et le diffuser.

149
00:07:49.562 --> 00:07:52.224
Mais les informations vont venir de votre équipe.

150
00:07:52.584 --> 00:08:00.187
et il est tout à fait normal que ce soit votre équipe qui contribue et qui mette en oeuvre une partie de ce rapport.

151
00:08:00.727 --> 00:08:02.868
Donc n'hésitez pas à vous tourner vers eux,

152
00:08:02.888 --> 00:08:10.972
à leur poser des questions et à les mettre à contribution de manière régulière pour constituer ce rapport d'avancement du projet.

153
00:08:13.773 --> 00:08:14.173
Ça y est,

154
00:08:14.333 --> 00:08:16.994
vous savez à qui s'adresse votre rapport d'avancement,

155
00:08:17.434 --> 00:08:18.315
quels sont ses besoins,

156
00:08:18.695 --> 00:08:21.196
le temps que vous pouvez y consacrer de manière raisonnable.

157
00:08:21.788 --> 00:08:28.534
les points clés qu'il faut surveiller sur votre projet et les indicateurs que vous pouvez trouver pour les examiner.

158
00:08:29.214 --> 00:08:29.594
Maintenant,

159
00:08:29.955 --> 00:08:31.896
il vous reste à construire votre reporting.

160
00:08:32.677 --> 00:08:37.501
Il vous faut maintenant donc choisir les différents indicateurs qui vont être à la fois adaptés aux besoins,

161
00:08:37.621 --> 00:08:39.583
aux destinataires et au temps que vous avez.

162
00:08:40.423 --> 00:08:40.984
Bien entendu,

163
00:08:41.424 --> 00:08:42.265
à votre projet aussi.

164
00:08:43.185 --> 00:08:44.266
L'idée de manière générale,

165
00:08:44.346 --> 00:08:50.591
c'est de prendre des indicateurs différents qui vont pouvoir couvrir les différents points clés du...

166
00:08:51.296 --> 00:08:55.399
du projet et donner des informations complémentaires.

167
00:08:56.000 --> 00:08:56.601
Un conseil,

168
00:08:56.981 --> 00:08:57.541
faites simple,

169
00:08:57.781 --> 00:09:00.304
évitez les rapports de 10 pages et illisibles.

170
00:09:01.525 --> 00:09:05.548
Jean-Charles Savornin donnait il y a quelque temps dans un post sur LinkedIn un exemple,

171
00:09:06.129 --> 00:09:11.573
une synthèse en A3 avec une précision lisible par les plus de 50 ans sans lunettes.

172
00:09:12.053 --> 00:09:19.660
Je le rejoins tout à fait sur le format et je pense qu'il vaut mieux avoir quelque chose d'assez synthétique avec quelques éléments facilement lisibles.

173
00:09:19.968 --> 00:09:24.232
plutôt que quelque chose de compliqué qu'on va avoir du mal à décrypter.

174
00:09:29.176 --> 00:09:30.256
Pour conclure cet épisode,

175
00:09:30.377 --> 00:09:32.498
je vous propose de revoir ensemble tout ce qu'on a vu.

176
00:09:33.019 --> 00:09:33.519
Tout d'abord,

177
00:09:33.799 --> 00:09:37.663
identifiez bien le destinataire de votre rapport d'avancement et ses besoins.

178
00:09:38.803 --> 00:09:38.984
Deux,

179
00:09:39.604 --> 00:09:42.907
pensez au temps que vous allez avoir disponible pour réaliser celui-ci.

180
00:09:44.168 --> 00:09:44.428
Trois,

181
00:09:45.069 --> 00:09:47.010
quels sont les points clés de votre projet ?

182
00:09:47.611 --> 00:09:49.052
Qu'est-ce qu'il va faire qu'on va savoir ?

183
00:09:49.192 --> 00:09:51.155
que le projet se déroule correctement.

184
00:09:52.477 --> 00:09:53.078
Quatrièmement,

185
00:09:53.238 --> 00:09:59.648
quels sont les indicateurs de suivi disponibles pour figurer les éléments que vous souhaitez montrer ?

186
00:10:01.028 --> 00:10:02.109
Cinquième et dernière étape,

187
00:10:02.549 --> 00:10:12.673
sélectionnez parmi les indicateurs que vous avez repérés ceux qui vont permettre de donner une vision globale et représentative du projet tout en respectant ce qu'on a vu précédemment,

188
00:10:13.073 --> 00:10:17.415
qui répond aux besoins des destinataires et qui est compatible avec le temps disponible.

189
00:10:19.576 --> 00:10:20.196
Deux conseils,

190
00:10:20.917 --> 00:10:21.457
faites simple,

191
00:10:21.637 --> 00:10:23.638
je pense que je l'ai assez répété pendant l'épisode.

192
00:10:24.398 --> 00:10:24.978
Deuxièmement,

193
00:10:25.358 --> 00:10:28.740
ne vous focalisez pas uniquement sur les indicateurs quantitatifs.

194
00:10:29.556 --> 00:10:36.239
On peut trouver un certain nombre d'autres indicateurs qui vont être tout aussi pertinents et qui vont demander moins de travail pour les mettre en œuvre.

195
00:10:38.340 --> 00:10:40.120
J'espère que cet épisode vous a plu et vous aidera.

196
00:10:40.821 --> 00:10:41.381
Une remarque,

197
00:10:41.401 --> 00:10:41.921
une question,

198
00:10:42.241 --> 00:10:43.162
un conseil à partager ?

199
00:10:43.842 --> 00:10:45.843
Je vous propose de continuer la discussion sur LinkedIn.

200
00:10:46.603 --> 00:10:49.825
Rendez-vous dans la description pour se retrouver de l'autre côté.

201
00:10:53.266 --> 00:10:54.146
Cet épisode vous a plu ?

202
00:10:54.587 --> 00:10:56.748
Vous souhaitez en apprendre plus sur le management de projet ?

203
00:10:57.248 --> 00:10:57.708
Abonnez-vous !

204
00:10:59.390 --> 00:11:00.668
Merci et à bientôt.