Focus Projet
Bienvenue sur Focus Projet,
le podcast du management de projet.
Le management de projet,
qu'est-ce que c'est ?
Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets.
Planning,
coût,
risque,
gestion d'équipe,
changement,
communication,
définition du besoin.
Au fil des épisodes,
on va voir tout cela ensemble.
Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory,
ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail,
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Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets.
Au sein d'un projet,
avoir une équipe efficace et qui travaille bien ensemble est important.
Pour cela,
il faut selon moi deux éléments.
Tout d'abord,
une équipe et pas juste des individus qui travaillent ensemble.
Cela nécessite une cohésion du groupe et d'avoir pensé la mobilisation de manière
à créer une équipe complémentaire.
L'autre point important,
c'est faire en sorte que les différents membres ne se marchent pas sur les pieds.
Il est nécessaire que chacun connaisse son rôle et ses responsabilités,
et celles des autres membres de l'équipe.
C'est cette seconde partie que l'on va développer aujourd'hui.
Comment définir clairement les rôles et les responsabilités au sein de l'équipe projet ?
Cette problématique de la définition des rôles et responsabilités
n'est pas spécifique à la gestion d'un projet.
On va retrouver la même chose dans les opérations.
Comment cela est-il géré d'une manière générale en entreprise ?
L'outil habituel,
c'est la fiche de poste.
En fonction des entreprises,
elles peuvent être clairement rédigées et correspondre à ce qui est totalement demandé.
Dans d'autres,
cela va plus être de la culture orale,
voire des habitudes qui se mettent en place sur le terrain sans que rien ne soit réformalisé.
Entre les deux,
on peut trouver des fiches de poste rédigées mais qui ne correspondent pas.
pas réellement aux pratiques en place.
Que ce soit de la culture orale ou quelque chose de bien formalisé,
ce qui est attendu des différents employés est établi et a peu besoin de changer.
Car les tâches à réaliser dans l'entreprise pour les opérations sont assez similaires et évoluent peu ou lentement.
On peut donc facilement définir des postes et y associer des rôles et des responsabilités qui sont assez constantes.
Qu'en est-il pour les projets ?
Ces fiches de poste permettent-elles de répartir les rôles et les responsabilités clairement et facilement ?
Dans le cas des projets,
ce qui a à faire a tendance à être beaucoup moins régulier que dans les opérations.
Les tâches et les responsabilités peuvent évoluer d'un projet à l'autre ou même au sein d'un même projet.
En plus de cela,
elles sont souvent différentes de ce que l'on va trouver dans les opérations de l'entreprise.
Dans ce cadre,
les fiches de poste de l'entreprise,
qu'elles soient formelles ou informelles,
ne vont pas forcément correspondre
aux besoins des projets.
Elles ne vont pas avoir les rôles et les responsabilités dont on va avoir besoin pour les projets et dans le cas où une partie est présente,
celles-ci ne vont pas forcément être assez précises pour être adaptées aux besoins des projets.
Pour définir les rôles et les responsabilités au sein du projet,
il peut être envisageable de créer des fiches de poste dédiées au projet.
Cela peut être utile dans certains cas,
mais cela reste un outil assez lourd à mettre en place.
Si les projets réalisés par l'entreprise se ressemblent,
il peut être envisagé de créer des fiches de poste type pour les projets,
qui vont être adaptées et reprises pour chaque projet.
C'est d'une certaine manière ce qui peut être fait lorsqu'on crée une lettre de mission pour le chef de projet,
où l'on va indiquer ses responsabilités et ses prérogatives pour le projet.
L'inconvénient des fiches de poste,
c'est qu'il est difficile de connaître le rôle et les responsabilités des autres membres de l'équipe sans consulter l'ensemble des fiches de poste.
ce qui n'est pas forcément évident et cela ne donne pas une vision synthétique de l'ensemble.
Comment faire dans ce cas pour facilement définir les rôles et les responsabilités au sein d'un projet ?
L'outil généralement utilisé pour cela,
c'est la matrice RACI ou matrice des rôles et responsabilités.
Cette matrice va venir compléter les fiches de poste qui existent au sein de l'entreprise ou qui ont été faites pour le projet.
La matrice va permettre de donner un niveau de détail et de spécificité plus important que ce que l'on va trouver dans les fiches de poste.
En plus de cela,
elle permet d'avoir une vision globale de qui fait quoi et de quel est le responsable des différents éléments.
On va dans ce document être spécifique et indiquer pour chaque personne ou éventuellement groupe de personnes,
le rôle qu'elle sera amenée à jouer pour les différentes tâches nécessaires au bon déroulement du projet.
On indique dans cette matrice là où les personnes qui sont en charge de réaliser la tâche ou le livrable,
celles qui l'approuvent et emportent la responsabilité,
les éventuelles personnes qui doivent être consultées durant la réalisation de la tâche ou sa validation,
ainsi que les personnes qui doivent être informées une fois qu'elle est faite.
Comment fonctionne une matrice RACI ?
La matrice RACI prend la forme d'un tableau à double entrée.
Les différents membres de l'équipe se voient attribuer une colonne,
et les lignes vont représenter les tâches ou les livrables du projet.
La case à l'intersection d'une ligne et d'une colonne indique le rôle ou la responsabilité de la personne associée à la colonne sur la tâche que la ligne représente.
Pour définir les rôles et les responsabilités,
on utilise généralement 4 lettres qui donnent le nom de la matrice racine.
Tout d'abord le R pour réalise,
ça va être là où les personnes en charge de faire la tâche.
A pour approuve.
le responsable de la tâche,
celui qui valide et porte la responsabilité.
C'est pour consulter,
là où les personnes à qui il est nécessaire de faire appel pour faire la tâche ou pour valider celle-ci.
I,
pour informer,
une fois que la tâche est faite,
ceux qui doivent être tenus au courant et qui vont avoir besoin du résultat de la tâche qui a été réalisée.
Pour s'assurer que tout se passe bien,
il faut respecter quelques règles.
Tout d'abord,
il faut au moins une personne qui réalise.
au moins un R.
Ça paraît assez évident,
si personne n'est en charge de faire la tâche,
elle ne risque pas d'être réalisée.
Ensuite,
une seule personne doit approuver.
Il n'y a qu'un responsable.
En mettre plusieurs peut mener à des contradictions ou des cas où chacun acte un autre.
Dans le cas où il est nécessaire d'avoir la validation de plusieurs personnes sur différents aspects,
ces différentes personnes vont être consultées.
Il faudra par contre désigner quelqu'un qui va s'assurer que...
Ceux qui devaient valider l'ont bien fait et qui vont en faire la synthèse.
C'est lui qui approuve et qui doit avoir le A.
Le dernier point,
il faut limiter le nombre de personnes consultées au strict nécessaire.
Si trop de gens sont consultés,
alors que ce n'est pas indispensable,
vous allez perdre en efficacité,
risquer de vous disperser et aller attendre des avis qui ne sont pas forcément nécessaires.
Cette matrice est généralement mise en œuvre au sein de l'équipe.
et il est par contre tout à fait possible d'en réaliser avec des parties prenantes externes pour clarifier les rôles et les responsabilités de chaque partie.
De même,
j'ai présenté ici la version la plus classique,
le RACI,
mais il est envisageable de customiser les rôles et les responsabilités si cela vous semble pertinent.
Pensez juste à bien définir les différents rôles et vérifiez que votre version n'induit pas plus de contraintes que de bénéfices.
D'une manière générale,
les rôles et responsabilités des différentes personnes sont définis dans les fiches de poste de l'entreprise,
que celles-ci soient formelles et à jour ou totalement informelles.
Les projets vont avoir des tâches qui vont souvent s'éloigner de ce qui est habituellement fait dans l'entreprise.
Les fiches de poste établies ne vont donc pas forcément suffire.
Il est possible d'en créer pour les différents projets,
mais cela va prendre du temps et le niveau de détail qu'on va trouver dans la fiche de poste n'est pas forcément suffisamment important.
Il est aussi difficile d'avoir une vision synthétique de qui fait quoi uniquement avec les fiches de poste.
Pour résoudre ces problèmes,
une solution est la matrice des rôles et responsabilités,
ou matrice RACI.
C'est un tableau avec en ligne les tâches à réaliser et en colonne les membres de l'équipe projet.
On indique pour chaque tâche les personnes concernées et ce qu'elles ont à faire.
Il y a 4 possibilités.
R pour la personne qui réalise.
A pour celle qui approuve,
qui valide.
C pour les personnes.
qu'il est nécessaire de consulter et I pour celles qui doivent être informées.
Pour que cela fonctionne bien,
trois règles.
Au moins un R par ligne,
un seul A par tâche et il faut limiter le nombre de C d'une manière générale.
Avec cet épisode,
vous savez maintenant comment répartir efficacement les rôles au sein de votre équipe projet grâce à la matrice RACI.
J'espère que cela vous aura permis de comprendre ses avantages par rapport aux fiches de poste et que cela vous motivera à l'utiliser à l'avenir.
Vous avez des questions sur la répartition des rôles au sein des projets ?
D'autres outils à proposer ?
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J'espère que ce premier épisode de 2025 vous a plu.
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