WEBVTT 1 00:00:10.272 --> 00:00:11.072 Focus Projet 2 00:00:14.593 --> 00:00:15.974 Bienvenue sur Focus Projet, 3 00:00:16.394 --> 00:00:18.254 le podcast du management de projet. 4 00:00:18.795 --> 00:00:19.775 Le management de projet, 5 00:00:19.935 --> 00:00:20.455 qu'est-ce que c'est ? 6 00:00:20.875 --> 00:00:24.796 Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets. 7 00:00:25.337 --> 00:00:25.757 Planning, 8 00:00:25.837 --> 00:00:26.157 coût, 9 00:00:26.297 --> 00:00:26.657 risque, 10 00:00:26.717 --> 00:00:27.337 gestion d'équipe, 11 00:00:27.477 --> 00:00:27.977 changement, 12 00:00:28.097 --> 00:00:28.838 communication, 13 00:00:28.938 --> 00:00:29.778 définition du besoin. 14 00:00:30.258 --> 00:00:31.278 Au fil des épisodes, 15 00:00:31.458 --> 00:00:32.579 on va voir tout cela ensemble. 16 00:00:33.399 --> 00:00:36.600 Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, 17 00:00:37.100 --> 00:00:40.803 ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, 18 00:00:41.224 --> 00:00:41.684 abonne-toi. 19 00:00:42.224 --> 00:00:44.746 Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. 20 00:00:49.070 --> 00:00:49.871 Au sein d'un projet, 21 00:00:50.051 --> 00:00:53.654 avoir une équipe efficace et qui travaille bien ensemble est important. 22 00:00:54.555 --> 00:00:54.955 Pour cela, 23 00:00:55.195 --> 00:00:56.716 il faut selon moi deux éléments. 24 00:00:57.357 --> 00:00:57.777 Tout d'abord, 25 00:00:57.897 --> 00:01:01.100 une équipe et pas juste des individus qui travaillent ensemble. 26 00:01:01.480 --> 00:01:05.624 Cela nécessite une cohésion du groupe et d'avoir pensé la mobilisation de manière 27 00:01:06.028 --> 00:01:07.569 à créer une équipe complémentaire. 28 00:01:08.310 --> 00:01:09.371 L'autre point important, 29 00:01:10.031 --> 00:01:13.674 c'est faire en sorte que les différents membres ne se marchent pas sur les pieds. 30 00:01:14.215 --> 00:01:17.778 Il est nécessaire que chacun connaisse son rôle et ses responsabilités, 31 00:01:18.178 --> 00:01:19.399 et celles des autres membres de l'équipe. 32 00:01:20.640 --> 00:01:22.802 C'est cette seconde partie que l'on va développer aujourd'hui. 33 00:01:23.562 --> 00:01:28.006 Comment définir clairement les rôles et les responsabilités au sein de l'équipe projet ? 34 00:01:32.469 --> 00:01:35.512 Cette problématique de la définition des rôles et responsabilités 35 00:01:35.792 --> 00:01:37.693 n'est pas spécifique à la gestion d'un projet. 36 00:01:38.113 --> 00:01:40.214 On va retrouver la même chose dans les opérations. 37 00:01:40.954 --> 00:01:43.855 Comment cela est-il géré d'une manière générale en entreprise ? 38 00:01:44.996 --> 00:01:45.916 L'outil habituel, 39 00:01:46.116 --> 00:01:47.017 c'est la fiche de poste. 40 00:01:47.517 --> 00:01:48.597 En fonction des entreprises, 41 00:01:48.617 --> 00:01:52.419 elles peuvent être clairement rédigées et correspondre à ce qui est totalement demandé. 42 00:01:53.219 --> 00:01:53.599 Dans d'autres, 43 00:01:53.639 --> 00:01:56.120 cela va plus être de la culture orale, 44 00:01:56.660 --> 00:02:00.962 voire des habitudes qui se mettent en place sur le terrain sans que rien ne soit réformalisé. 45 00:02:01.622 --> 00:02:02.223 Entre les deux, 46 00:02:02.423 --> 00:02:05.504 on peut trouver des fiches de poste rédigées mais qui ne correspondent pas. 47 00:02:05.524 --> 00:02:07.386 pas réellement aux pratiques en place. 48 00:02:08.226 --> 00:02:11.309 Que ce soit de la culture orale ou quelque chose de bien formalisé, 49 00:02:11.649 --> 00:02:15.533 ce qui est attendu des différents employés est établi et a peu besoin de changer. 50 00:02:16.113 --> 00:02:21.979 Car les tâches à réaliser dans l'entreprise pour les opérations sont assez similaires et évoluent peu ou lentement. 51 00:02:22.699 --> 00:02:28.685 On peut donc facilement définir des postes et y associer des rôles et des responsabilités qui sont assez constantes. 52 00:02:31.007 --> 00:02:32.288 Qu'en est-il pour les projets ? 53 00:02:33.100 --> 00:02:37.963 Ces fiches de poste permettent-elles de répartir les rôles et les responsabilités clairement et facilement ? 54 00:02:39.083 --> 00:02:40.084 Dans le cas des projets, 55 00:02:40.344 --> 00:02:44.146 ce qui a à faire a tendance à être beaucoup moins régulier que dans les opérations. 56 00:02:44.887 --> 00:02:49.629 Les tâches et les responsabilités peuvent évoluer d'un projet à l'autre ou même au sein d'un même projet. 57 00:02:50.330 --> 00:02:50.990 En plus de cela, 58 00:02:51.210 --> 00:02:54.952 elles sont souvent différentes de ce que l'on va trouver dans les opérations de l'entreprise. 59 00:02:55.833 --> 00:02:56.433 Dans ce cadre, 60 00:02:56.633 --> 00:02:58.254 les fiches de poste de l'entreprise, 61 00:02:58.354 --> 00:02:59.995 qu'elles soient formelles ou informelles, 62 00:03:00.375 --> 00:03:01.976 ne vont pas forcément correspondre 63 00:03:02.196 --> 00:03:02.976 aux besoins des projets. 64 00:03:03.937 --> 00:03:10.340 Elles ne vont pas avoir les rôles et les responsabilités dont on va avoir besoin pour les projets et dans le cas où une partie est présente, 65 00:03:10.780 --> 00:03:15.562 celles-ci ne vont pas forcément être assez précises pour être adaptées aux besoins des projets. 66 00:03:16.322 --> 00:03:19.844 Pour définir les rôles et les responsabilités au sein du projet, 67 00:03:20.364 --> 00:03:23.546 il peut être envisageable de créer des fiches de poste dédiées au projet. 68 00:03:24.306 --> 00:03:26.047 Cela peut être utile dans certains cas, 69 00:03:26.207 --> 00:03:28.508 mais cela reste un outil assez lourd à mettre en place. 70 00:03:29.400 --> 00:03:31.961 Si les projets réalisés par l'entreprise se ressemblent, 71 00:03:32.001 --> 00:03:35.603 il peut être envisagé de créer des fiches de poste type pour les projets, 72 00:03:36.124 --> 00:03:38.985 qui vont être adaptées et reprises pour chaque projet. 73 00:03:40.086 --> 00:03:44.948 C'est d'une certaine manière ce qui peut être fait lorsqu'on crée une lettre de mission pour le chef de projet, 74 00:03:45.329 --> 00:03:49.471 où l'on va indiquer ses responsabilités et ses prérogatives pour le projet. 75 00:03:50.892 --> 00:03:52.272 L'inconvénient des fiches de poste, 76 00:03:52.472 --> 00:03:58.976 c'est qu'il est difficile de connaître le rôle et les responsabilités des autres membres de l'équipe sans consulter l'ensemble des fiches de poste. 77 00:03:59.416 --> 00:04:03.557 ce qui n'est pas forcément évident et cela ne donne pas une vision synthétique de l'ensemble. 78 00:04:06.078 --> 00:04:11.220 Comment faire dans ce cas pour facilement définir les rôles et les responsabilités au sein d'un projet ? 79 00:04:12.760 --> 00:04:14.561 L'outil généralement utilisé pour cela, 80 00:04:14.861 --> 00:04:17.902 c'est la matrice RACI ou matrice des rôles et responsabilités. 81 00:04:18.922 --> 00:04:24.504 Cette matrice va venir compléter les fiches de poste qui existent au sein de l'entreprise ou qui ont été faites pour le projet. 82 00:04:25.388 --> 00:04:31.410 La matrice va permettre de donner un niveau de détail et de spécificité plus important que ce que l'on va trouver dans les fiches de poste. 83 00:04:31.870 --> 00:04:32.570 En plus de cela, 84 00:04:32.810 --> 00:04:37.992 elle permet d'avoir une vision globale de qui fait quoi et de quel est le responsable des différents éléments. 85 00:04:38.752 --> 00:04:44.914 On va dans ce document être spécifique et indiquer pour chaque personne ou éventuellement groupe de personnes, 86 00:04:45.434 --> 00:04:50.796 le rôle qu'elle sera amenée à jouer pour les différentes tâches nécessaires au bon déroulement du projet. 87 00:04:51.800 --> 00:04:57.063 On indique dans cette matrice là où les personnes qui sont en charge de réaliser la tâche ou le livrable, 88 00:04:57.403 --> 00:04:59.904 celles qui l'approuvent et emportent la responsabilité, 89 00:05:00.585 --> 00:05:05.488 les éventuelles personnes qui doivent être consultées durant la réalisation de la tâche ou sa validation, 90 00:05:05.928 --> 00:05:09.170 ainsi que les personnes qui doivent être informées une fois qu'elle est faite. 91 00:05:11.571 --> 00:05:13.152 Comment fonctionne une matrice RACI ? 92 00:05:14.172 --> 00:05:16.974 La matrice RACI prend la forme d'un tableau à double entrée. 93 00:05:17.634 --> 00:05:20.756 Les différents membres de l'équipe se voient attribuer une colonne, 94 00:05:21.280 --> 00:05:24.622 et les lignes vont représenter les tâches ou les livrables du projet. 95 00:05:25.282 --> 00:05:33.787 La case à l'intersection d'une ligne et d'une colonne indique le rôle ou la responsabilité de la personne associée à la colonne sur la tâche que la ligne représente. 96 00:05:34.547 --> 00:05:37.009 Pour définir les rôles et les responsabilités, 97 00:05:37.009 --> 00:05:41.091 on utilise généralement 4 lettres qui donnent le nom de la matrice racine. 98 00:05:42.112 --> 00:05:43.893 Tout d'abord le R pour réalise, 99 00:05:44.593 --> 00:05:47.555 ça va être là où les personnes en charge de faire la tâche. 100 00:05:48.695 --> 00:05:49.776 A pour approuve. 101 00:05:50.468 --> 00:05:51.549 le responsable de la tâche, 102 00:05:51.749 --> 00:05:54.050 celui qui valide et porte la responsabilité. 103 00:05:55.231 --> 00:05:56.551 C'est pour consulter, 104 00:05:57.252 --> 00:06:02.815 là où les personnes à qui il est nécessaire de faire appel pour faire la tâche ou pour valider celle-ci. 105 00:06:03.875 --> 00:06:03.995 I, 106 00:06:04.356 --> 00:06:05.116 pour informer, 107 00:06:05.676 --> 00:06:06.677 une fois que la tâche est faite, 108 00:06:06.897 --> 00:06:11.980 ceux qui doivent être tenus au courant et qui vont avoir besoin du résultat de la tâche qui a été réalisée. 109 00:06:13.561 --> 00:06:14.741 Pour s'assurer que tout se passe bien, 110 00:06:14.961 --> 00:06:16.362 il faut respecter quelques règles. 111 00:06:17.163 --> 00:06:17.563 Tout d'abord, 112 00:06:17.583 --> 00:06:19.504 il faut au moins une personne qui réalise. 113 00:06:19.812 --> 00:06:20.673 au moins un R. 114 00:06:21.534 --> 00:06:22.614 Ça paraît assez évident, 115 00:06:22.815 --> 00:06:24.736 si personne n'est en charge de faire la tâche, 116 00:06:24.976 --> 00:06:26.257 elle ne risque pas d'être réalisée. 117 00:06:27.218 --> 00:06:27.699 Ensuite, 118 00:06:28.159 --> 00:06:29.540 une seule personne doit approuver. 119 00:06:30.221 --> 00:06:31.342 Il n'y a qu'un responsable. 120 00:06:31.982 --> 00:06:36.686 En mettre plusieurs peut mener à des contradictions ou des cas où chacun acte un autre. 121 00:06:37.867 --> 00:06:42.231 Dans le cas où il est nécessaire d'avoir la validation de plusieurs personnes sur différents aspects, 122 00:06:42.711 --> 00:06:44.913 ces différentes personnes vont être consultées. 123 00:06:45.373 --> 00:06:48.496 Il faudra par contre désigner quelqu'un qui va s'assurer que... 124 00:06:48.824 --> 00:06:52.626 Ceux qui devaient valider l'ont bien fait et qui vont en faire la synthèse. 125 00:06:53.206 --> 00:06:55.387 C'est lui qui approuve et qui doit avoir le A. 126 00:06:56.347 --> 00:06:57.128 Le dernier point, 127 00:06:57.328 --> 00:07:00.609 il faut limiter le nombre de personnes consultées au strict nécessaire. 128 00:07:01.049 --> 00:07:02.410 Si trop de gens sont consultés, 129 00:07:02.890 --> 00:07:04.451 alors que ce n'est pas indispensable, 130 00:07:04.831 --> 00:07:06.232 vous allez perdre en efficacité, 131 00:07:06.572 --> 00:07:11.154 risquer de vous disperser et aller attendre des avis qui ne sont pas forcément nécessaires. 132 00:07:12.775 --> 00:07:15.836 Cette matrice est généralement mise en œuvre au sein de l'équipe. 133 00:07:16.280 --> 00:07:23.162 et il est par contre tout à fait possible d'en réaliser avec des parties prenantes externes pour clarifier les rôles et les responsabilités de chaque partie. 134 00:07:24.062 --> 00:07:24.523 De même, 135 00:07:24.963 --> 00:07:27.304 j'ai présenté ici la version la plus classique, 136 00:07:27.564 --> 00:07:28.024 le RACI, 137 00:07:28.624 --> 00:07:33.726 mais il est envisageable de customiser les rôles et les responsabilités si cela vous semble pertinent. 138 00:07:34.386 --> 00:07:41.328 Pensez juste à bien définir les différents rôles et vérifiez que votre version n'induit pas plus de contraintes que de bénéfices. 139 00:07:45.848 --> 00:07:46.749 D'une manière générale, 140 00:07:47.129 --> 00:07:51.552 les rôles et responsabilités des différentes personnes sont définis dans les fiches de poste de l'entreprise, 141 00:07:52.132 --> 00:07:55.535 que celles-ci soient formelles et à jour ou totalement informelles. 142 00:07:56.295 --> 00:08:01.639 Les projets vont avoir des tâches qui vont souvent s'éloigner de ce qui est habituellement fait dans l'entreprise. 143 00:08:02.640 --> 00:08:05.882 Les fiches de poste établies ne vont donc pas forcément suffire. 144 00:08:06.582 --> 00:08:08.384 Il est possible d'en créer pour les différents projets, 145 00:08:08.864 --> 00:08:14.488 mais cela va prendre du temps et le niveau de détail qu'on va trouver dans la fiche de poste n'est pas forcément suffisamment important. 146 00:08:15.044 --> 00:08:20.487 Il est aussi difficile d'avoir une vision synthétique de qui fait quoi uniquement avec les fiches de poste. 147 00:08:21.307 --> 00:08:22.348 Pour résoudre ces problèmes, 148 00:08:22.728 --> 00:08:25.530 une solution est la matrice des rôles et responsabilités, 149 00:08:25.790 --> 00:08:26.610 ou matrice RACI. 150 00:08:27.351 --> 00:08:32.033 C'est un tableau avec en ligne les tâches à réaliser et en colonne les membres de l'équipe projet. 151 00:08:32.874 --> 00:08:36.255 On indique pour chaque tâche les personnes concernées et ce qu'elles ont à faire. 152 00:08:36.836 --> 00:08:38.136 Il y a 4 possibilités. 153 00:08:38.897 --> 00:08:40.418 R pour la personne qui réalise. 154 00:08:40.858 --> 00:08:42.239 A pour celle qui approuve, 155 00:08:42.439 --> 00:08:42.939 qui valide. 156 00:08:43.539 --> 00:08:44.720 C pour les personnes. 157 00:08:44.900 --> 00:08:48.962 qu'il est nécessaire de consulter et I pour celles qui doivent être informées. 158 00:08:49.802 --> 00:08:50.882 Pour que cela fonctionne bien, 159 00:08:51.063 --> 00:08:51.583 trois règles. 160 00:08:52.163 --> 00:08:53.704 Au moins un R par ligne, 161 00:08:54.104 --> 00:08:58.326 un seul A par tâche et il faut limiter le nombre de C d'une manière générale. 162 00:09:01.287 --> 00:09:02.047 Avec cet épisode, 163 00:09:02.067 --> 00:09:06.889 vous savez maintenant comment répartir efficacement les rôles au sein de votre équipe projet grâce à la matrice RACI. 164 00:09:07.469 --> 00:09:13.992 J'espère que cela vous aura permis de comprendre ses avantages par rapport aux fiches de poste et que cela vous motivera à l'utiliser à l'avenir. 165 00:09:15.556 --> 00:09:18.238 Vous avez des questions sur la répartition des rôles au sein des projets ? 166 00:09:18.659 --> 00:09:19.700 D'autres outils à proposer ? 167 00:09:20.160 --> 00:09:21.561 Venez m'en faire part sur LinkedIn. 168 00:09:23.823 --> 00:09:26.466 J'espère que ce premier épisode de 2025 vous a plu. 169 00:09:26.786 --> 00:09:27.426 Si c'est le cas, 170 00:09:27.567 --> 00:09:31.690 prenez 30 secondes pour vous abonner et laisser 5 étoiles sur votre plateforme préférée. 171 00:09:32.130 --> 00:09:33.712 Bonne semaine et à lundi prochain !