Focus Projet
Bienvenue sur Focus Projet,
le podcast du management de projet.
Le management de projet,
qu'est-ce que c'est ?
Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets.
Planning,
coût,
risque,
gestion d'équipe,
changement,
communication,
définition du besoin.
Au fil des épisodes,
on va voir tout cela ensemble.
Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory,
ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail,
abonne-toi.
Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets.
Une des questions que l'on retrouve souvent sur Internet à propos des projets,
quelles sont les étapes d'un projet ?
Dans cet épisode,
on va d'une certaine manière aborder ce sujet,
mais je ne vais pas vous donner les étapes d'un projet.
Tous les projets sont différents et les étapes ou les phases que l'on va mettre en place.
vont varier en fonction du type de projet que l'on réalise et de la stratégie de réalisation que l'on met en place.
Aujourd'hui,
je vais vous parler de ce qui est souvent confondu pour les étapes d'un projet,
ce que j'appelle les différents types d'activités et que le PMI appelle les groupes de processus.
Alors,
que sont ces groupes de processus ?
Quels sont-ils ?
Et pourquoi ce ne sont pas des étapes ?
C'est ce que vous allez apprendre dans cet épisode.
Que sont les groupes de processus ?
Ce que j'appelle d'une manière
plus communes "les types d'activités d'un projet" ?
Dans le PMBOK,
le Project Management Body of Knowledge,
le Project Management Institute,
le PMI,
donne une vision des flux d'informations et de travail qui ont lieu quand on mène un projet.
Ce référentiel est assez abstrait,
mais donne une bonne vision des actions à réaliser pour manager un projet et comment celles-ci vont interagir entre elles.
Cela donne une vision complète des processus de travail en gestion de projet.
Ces processus sont regroupés en cinq groupes.
qui couvrent 10 domaines de compétences.
Les domaines de compétences correspondent à des sujets ou des problématiques qui sont traités.
Les groupes de processus,
eux,
regroupent des activités avec un but similaire.
Ce sont,
d'une certaine manière,
des types d'activités similaires.
À titre personnel,
j'ai choisi de parler de type d'activité plutôt que de groupe de processus lorsque je forme au management des projets.
Je trouve ça plus facile à comprendre et moins abstrait.
Le PMBOK a un peu évolué sur ces sujets dans sa dernière version,
mais ces notions restent très ancrées dans les esprits.
Quels sont donc les 5 grands types d'activités en gestion de projet ?
Tout d'abord,
l'initialisation ou le démarrage.
L'idée générale,
c'est qu'avant de commencer à faire quoi que ce soit,
il faut savoir ce que l'on veut obtenir.
Passer d'une idée parfois abstraite à une base quantifiable.
Le but de ces activités va être de fixer les objectifs,
les contraintes et les priorités qui vont définir les bases du projet ou d'une partie de celui-ci.
Bien que cela puisse paraître évident,
cela s'avère souvent plus compliqué qu'il n'y paraît.
Par exemple,
si le projet est de changer de travail,
le but va être d'arriver à se dire
Je veux trouver un nouveau travail dans les mêmes fonctions que ce que j'ai actuellement,
mais dans un secteur différent.
Je souhaite avoir un salaire plus important,
mais surtout avoir moins de trajet pour m'y rendre.
La planification.
La planification regroupe les activités qui permettent de répondre à la question comment on va faire ?
Cela inclut le planning,
la répartition dans le temps des tâches,
mais pas seulement.
L'activité de planification consiste à définir les différentes choses à réaliser,
les moyens à mettre en œuvre pour pouvoir le faire,
le coût qu'elles vont avoir,
le temps que cela va prendre,
etc.
En continuant sur l'exemple précédent,
la planification va consister à se dire il faut que j'en fasse mon CV,
cela va me prendre une demi-journée
Ne pas quitter mon travail avant d'avoir une offre signée semble judicieux.
Je vais aller voir un photographe pour faire une bonne photo pro,
ça va me coûter 60 euros.
Je consacrerai mes mardis soirs à regarder les offres d'emploi qui pourraient correspondre à ce que je cherche.
Les activités d'exécution.
Une fois les actions et les moyens identifiés,
il faut réaliser les tâches prévues.
C'est la partie à laquelle tout le monde pense.
Cependant,
le fait d'avoir défini le projet et de l'avoir planifié va nous permettre d'être plus efficaces dans cette phase.
où l'on oeuvre de manière directe à la réalisation des objectifs.
Toujours avec notre exemple,
cela donne
J'ai refait mon CV et je l'ai mis en ligne sur les réseaux sociaux professionnels.
Un photographe a pris une super photo.
Les mardis,
je recharge les offres.
Les mercredis,
je postule aux offres que j'ai vues la veille.
Le contrôle ou la maîtrise
Les activités de contrôle vont consister à veiller à ce que ce qui est prévu est réalisé et à surveiller les déviations.
L'ensemble des éléments prévus dans la planification peut être contrôlé.
On peut penser que ce contrôle doit avoir lieu après l'exécution pour vérifier la conformité avec la planification.
Mais en réalité,
il est plus judicieux de le réaliser en parallèle pour pouvoir rectifier les écarts au plus tôt.
Pour notre exemple,
il m'a fallu trois demi-journées pour refaire mon CV.
C'était plus long que prévu.
Le photographe était par contre moins cher,
cela ne m'a coûté que 30 euros.
Enfin,
la clôture.
Une fois que l'ensemble des tâches est réalisé et que l'on a vérifié leur conformité avec nos attentes,
il est temps de clôturer le projet.
Cela se traduit par l'arrêt des activités précédentes.
et le transfert de l'objet du projet.
C'est aussi l'occasion de capitaliser l'expérience acquise lors du projet pour le futur.
Toujours avec notre exemple,
super,
j'ai trouvé un autre job à deux pas de chez moi et quitté l'ancien.
Je vais pouvoir arrêter de regarder les offres d'emploi.
Pour la prochaine fois,
je sais que j'ai réussi à trouver plus facilement que ce que je ne le pensais.
Par contre,
j'ai dû y passer plus de temps que ce que j'avais anticipé.
Pourquoi ce ne sont pas des étapes ?
Avec ce que je viens de vous présenter,
on pourrait croire que ce sont des étapes qui s'enchaînent de manière chronologique.
On commence par définir le projet,
planifie ce qu'il faut réaliser,
on pense ensuite à l'exécution qui reste l'activité principale.
Le contrôle de ce qui a été réalisé vient par la suite avant de clore le projet.
Dans la réalité,
la planification initiale est rarement parfaite.
Il est donc nécessaire de réaliser des correctifs et on peut revenir sur les activités précédentes.
On reprend donc les activités d'exécution.
voire de planification,
lorsque l'on a des déviations.
De la même manière,
comme je l'ai dit en parlant du contrôle,
celui-ci est réalisé de manière continue pour détecter et rectifier les écarts au plus tôt.
Ces déviations vont nécessiter de nouveau de la planification.
On voit donc que ces trois activités ont lieu de manière continue tout au long du projet.
La planification,
l'exécution et le contrôle.
Ce ne sont donc clairement pas des étapes.
En plus de cela,
on peut retrouver les différents types d'activités à différents stades du projet.
Il est tout à fait possible d'avoir à réaliser des activités de démarrage à la fin du projet.
Cela peut être le fait du démarrage d'un nouveau cycle dans le projet,
le nouvel ERP de l'entreprise qui a été défini et développé va passer en production.
Je vais préciser mes objectifs pour cette partie et réaliser une réunion de lancement pour cette dernière ligne droite de mon projet.
Cela peut aussi être,
éventuellement,
pour un morceau du projet.
Je vais cadrer la partie liée au développement spécifique de mon nouvel EVRP avec le prestataire qui va s'en occuper.
On peut donc retrouver ces différents types d'activités tout au long du projet.
Il y a bien une différence avec les phases que l'on peut mettre en place pour le projet.
Les étapes ou les phases que l'on peut mettre en place pour son projet vont correspondre à l'approche de développement que l'on choisit.
Comme je le disais en introduction,
ces phases sont donc spécifiques à chaque projet,
même si on retrouve des approches de développement
qui peuvent être standardisés ou qui ont été formalisés et qui vont s'appliquer à certains types de projets.
On retrouve souvent,
par exemple,
une ou dix phases de discovery.
On va dans ces phases définir plus en détail ce que l'on compte faire dans son projet pour répondre aux besoins à exprimer.
L'approche de développement et les phases qui sont mises en place dépendent aussi du sujet et du contenu du projet.
On peut séparer en différentes phases les moments où ce qu'il y a à faire change de manière importante dans le projet.
Par exemple,
entre une séquence d'études et une séquence de construction,
ou une séquence de développement et une séquence de recettes.
Pour le projet de nouvelle ERP dont je parlais précédemment,
on pourrait imaginer une première phase de définition des besoins,
suivie par une phase de développement,
une phase de recettes,
et finir avec une phase de déploiement.
Je détaille certaines approches de développement sur le site d'exécution projet,
notamment pour les projets industriels et ceux de construction liés au marché public.
Je vous mets les liens de ces articles dans la description.
Cette mise en place d'étape qui va correspondre à l'approche de développement du projet est d'une certaine manière un découpage arbitraire que l'on choisit de réaliser pour se faciliter la tâche dans la gestion du projet.
Pour conclure,
récapitulons.
On a cinq grands types d'activités dans un projet.
Le démarrage,
la planification,
l'exécution,
le contrôle et la clôture.
La chose clé à retenir,
c'est que ce ne sont pas des étapes qui vont s'enchaîner chronologiquement.
Il est possible que dans certains cas cela arrive,
mais d'une manière générale,
on fait un peu tout,
tout le temps.
Ce que j'appelle des types d'activités correspondent au groupe de processus défini dans le PMBOK par le PM.
Il est possible de mettre en place des étapes que l'on appelle plus souvent des phases pour son projet.
Ces phases vont être spécifiques au projet et vont correspondre à l'approche de développement que l'on a choisie.
Elles vont dépendre du sujet du projet et de la manière dont on compte le mener.
Certaines approches ont été standardisées et formalisées,
mais il est toujours judicieux de les adapter à chaque projet.
Cet épisode consacré au type d'activité d'un projet touche à sa fin.
J'espère qu'il nous aura permis de comprendre que ce ne sont pas des étapes chronologiques comme on peut le voir à de nombreux endroits sur Internet et que vous aurez aussi saisi la différence avec le phase AG projet que l'on peut mettre en place.
Si vous avez des questions ou une réflexion complémentaire sur ce sujet,
on se retrouve sur LinkedIn pour en discuter.
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