WEBVTT 1 00:00:10.242 --> 00:00:25.746 focus projet bienvenue sur focus projet le podcast du management de projet le management de projet qu'est ce que c'est ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets planning 2 00:00:25.806 --> 00:00:32.528 coût risque gestion d'équipe changement communication définition du besoin au fil des épisodes on va voir tout cela ensemble 3 00:00:33.384 --> 00:00:36.565 Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, 4 00:00:37.066 --> 00:00:40.787 ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, 5 00:00:41.207 --> 00:00:41.667 abonne-toi. 6 00:00:42.188 --> 00:00:44.729 Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. 7 00:00:49.631 --> 00:00:51.671 Lorsque je parle du facteur de réussite d'un projet, 8 00:00:52.172 --> 00:00:56.854 j'insiste souvent sur le fait de bien définir le contenu de celui-ci au départ. 9 00:00:57.614 --> 00:00:58.314 Pour beaucoup de gens, 10 00:00:58.514 --> 00:00:59.375 cela paraît superflu. 11 00:00:59.715 --> 00:01:02.756 On leur confie un projet et on leur indique ce qu'ils doivent faire. 12 00:01:03.916 --> 00:01:05.457 Il est vrai que dans beaucoup de situations, 13 00:01:05.597 --> 00:01:06.678 un cahier des charges est fourni, 14 00:01:07.118 --> 00:01:07.698 ou à minima, 15 00:01:07.918 --> 00:01:09.139 des attentes sont formalisées. 16 00:01:09.799 --> 00:01:12.821 Mais il y a aussi beaucoup d'autres cas où le contenu n'est pas détaillé, 17 00:01:13.121 --> 00:01:14.202 voire pas défini du tout. 18 00:01:14.942 --> 00:01:15.623 Dans cette situation, 19 00:01:15.863 --> 00:01:21.286 cela va être en partie à vous de choisir ce que vous allez mettre en place avec votre projet pour répondre aux besoins. 20 00:01:21.966 --> 00:01:23.367 Quelle que soit votre situation de départ, 21 00:01:23.567 --> 00:01:27.710 il est pour moi indispensable de passer du temps sur la définition du périmètre de votre projet. 22 00:01:29.191 --> 00:01:30.031 Pourquoi c'est important ? 23 00:01:30.491 --> 00:01:31.592 En quoi cela va consister ? 24 00:01:31.928 --> 00:01:33.689 Comment faire pour bien définir le contenu ? 25 00:01:34.530 --> 00:01:36.151 C'est ce que l'on voit ensemble aujourd'hui. 26 00:01:40.075 --> 00:01:43.057 Pourquoi est-il important de bien définir le contenu du projet ? 27 00:01:43.597 --> 00:01:44.518 Le contenu du projet, 28 00:01:44.818 --> 00:01:45.519 son périmètre, 29 00:01:46.059 --> 00:01:49.062 représente ce que vous allez avoir à réaliser avec votre projet. 30 00:01:49.883 --> 00:01:51.644 Si vous ne savez pas ce que vous avez à faire, 31 00:01:52.184 --> 00:01:54.026 le projet va vite devenir très compliqué. 32 00:01:55.027 --> 00:01:56.768 Il va vous être difficile de vous organiser, 33 00:01:57.088 --> 00:01:58.870 d'évaluer le temps et les ressources nécessaires, 34 00:01:59.170 --> 00:02:01.432 ou d'anticiper les problèmes que vous pourriez rencontrer. 35 00:02:02.932 --> 00:02:04.052 Mais au-delà de cet aspect, 36 00:02:04.473 --> 00:02:05.873 ne pas savoir ce qu'il faut faire, 37 00:02:06.473 --> 00:02:12.216 c'est aussi une étape importante pour s'assurer que ce que vous allez réaliser va répondre aux objectifs du projet. 38 00:02:13.576 --> 00:02:14.457 D'une certaine manière, 39 00:02:14.857 --> 00:02:16.297 c'est la clé de la réussite du projet. 40 00:02:16.818 --> 00:02:23.180 Il faut que ce qui va être produit par le projet réponde le mieux possible aux besoins qui ont donné lieu à la création du projet. 41 00:02:24.721 --> 00:02:27.322 Il ne faut pas oublier que ce que l'on attend réellement du projet, 42 00:02:27.742 --> 00:02:29.683 ce ne sont pas les livrables qui vont être produits. 43 00:02:30.283 --> 00:02:32.124 C'est le changement que le projet va créer. 44 00:02:32.652 --> 00:02:35.074 et la manière dont ce changement va répondre aux besoins. 45 00:02:36.054 --> 00:02:38.536 Vous pouvez réaliser votre projet dans les temps et le budget, 46 00:02:38.856 --> 00:02:40.778 mais si les livrables ne répondent pas aux besoins, 47 00:02:41.078 --> 00:02:41.759 ça sera un flop. 48 00:02:42.919 --> 00:02:43.160 Donc, 49 00:02:43.480 --> 00:02:45.841 au-delà de savoir ce que vous allez réaliser avec votre projet, 50 00:02:46.302 --> 00:02:55.388 il est important de passer du temps sur la définition du contenu pour bien comprendre le besoin et vous assurer que ce que vous allez faire va permettre d'y répondre. 51 00:02:57.990 --> 00:03:00.612 En quoi la définition du contenu consiste-t-elle ? 52 00:03:01.420 --> 00:03:02.821 Comme je viens de le sous-entendre, 53 00:03:03.401 --> 00:03:10.005 une bonne définition du contenu passe par une compréhension approfondie du besoin et une analyse fine de celui-ci. 54 00:03:10.825 --> 00:03:14.387 Il s'agit d'aller plus loin que ce qui peut être écrit ou dit en surface. 55 00:03:14.627 --> 00:03:18.589 Il faut trouver et comprendre les problématiques de fond auxquelles le projet doit répondre. 56 00:03:19.770 --> 00:03:20.630 A partir de celles-ci, 57 00:03:21.031 --> 00:03:25.653 on va sélectionner les moyens les plus adéquats pour y répondre en respectant les contraintes du projet. 58 00:03:26.694 --> 00:03:30.636 Ces moyens sont généralement les différents livrables que l'on va produire avec le projet. 59 00:03:31.936 --> 00:03:32.276 L'idée, 60 00:03:32.596 --> 00:03:34.838 c'est de passer du besoin à ce que l'on met en place. 61 00:03:36.499 --> 00:03:39.300 Ceci est aussi valable lorsqu'un cahier des charges est fourni. 62 00:03:39.820 --> 00:03:40.421 Malheureusement, 63 00:03:40.621 --> 00:03:42.462 tous les cahiers des charges ne sont pas bien construits, 64 00:03:42.682 --> 00:03:44.163 explicites et exhaustifs. 65 00:03:45.344 --> 00:03:47.285 Le besoin réel n'est pas forcément exprimé. 66 00:03:48.285 --> 00:03:54.689 Faire cet exercice de compréhension du besoin et sa transposition en éléments tangibles est aussi nécessaire de mon point de vue dans ce cas. 67 00:03:55.369 --> 00:03:59.131 Il vous permettra une connaissance approfondie de la problématique de fond de votre projet. 68 00:03:59.772 --> 00:04:00.472 Vous vérifierez. 69 00:04:00.632 --> 00:04:04.594 par la même occasion l'adéquation entre ce que vous allez réaliser et le besoin. 70 00:04:06.935 --> 00:04:07.535 Comment faire ? 71 00:04:09.156 --> 00:04:09.756 Tout d'abord, 72 00:04:10.016 --> 00:04:13.157 lisez et analysez les documents et les informations qui vous sont fournis. 73 00:04:13.898 --> 00:04:15.778 Cela vous permettra de vous faire une première idée. 74 00:04:16.419 --> 00:04:16.939 Par contre, 75 00:04:17.039 --> 00:04:17.639 comme je l'ai dit, 76 00:04:18.019 --> 00:04:18.800 ne vous arrêtez pas là. 77 00:04:20.000 --> 00:04:21.921 Allez discuter avec votre client, 78 00:04:22.041 --> 00:04:22.901 le sponsor, 79 00:04:22.981 --> 00:04:24.242 les utilisateurs futurs, 80 00:04:24.622 --> 00:04:26.203 avec toutes les parties prenantes du projet. 81 00:04:26.903 --> 00:04:27.383 Écoutez-les. 82 00:04:28.304 --> 00:04:29.344 Qu'est-ce qu'elles en pensent ? 83 00:04:29.580 --> 00:04:30.461 Qu'est-ce qu'elles souhaitent ? 84 00:04:30.961 --> 00:04:31.742 Qu'est-ce qu'elles craignent ? 85 00:04:32.042 --> 00:04:32.822 Posez des questions, 86 00:04:32.922 --> 00:04:34.283 soyez curieux et à l'écoute. 87 00:04:35.564 --> 00:04:36.625 À travers ces discussions, 88 00:04:36.905 --> 00:04:38.686 identifiez leurs besoins, 89 00:04:38.927 --> 00:04:39.807 leurs exigences, 90 00:04:39.967 --> 00:04:41.448 leurs craintes et leurs priorités. 91 00:04:42.469 --> 00:04:46.452 Ces discussions vont vous amener plein d'informations qu'il va falloir traiter et analyser. 92 00:04:47.212 --> 00:04:50.034 Votre but est d'identifier ce qui va compter pour votre projet, 93 00:04:50.435 --> 00:04:52.016 ce qui va permettre de répondre aux besoins, 94 00:04:52.396 --> 00:04:55.218 ce qui va faire que votre projet va être une réussite à la fin. 95 00:04:56.619 --> 00:04:58.140 Une fois l'ensemble de ces informations, 96 00:04:58.680 --> 00:04:59.325 de ses besoins, 97 00:04:59.325 --> 00:05:01.459 de ses exigences collectées et centralisées. 98 00:05:02.067 --> 00:05:03.167 il va vous falloir les arbitrer. 99 00:05:04.308 --> 00:05:07.889 Il y a de fortes chances pour qu'une partie d'entre elles soit incompatible ou contradictoire, 100 00:05:08.709 --> 00:05:13.350 que d'autres ne rentrent pas forcément dans le cadre du projet ou qu'elles ne permettent pas de respecter certaines contraintes. 101 00:05:13.890 --> 00:05:15.191 Il est donc nécessaire de faire le tri, 102 00:05:15.771 --> 00:05:20.612 de réaliser des arbitrages en acteur avec votre commanditaire pour fixer le périmètre du projet. 103 00:05:21.632 --> 00:05:22.373 Une fois que c'est fait, 104 00:05:22.533 --> 00:05:23.333 ne vous arrêtez pas là. 105 00:05:24.513 --> 00:05:26.774 Formalisez ce périmètre et communiquez dessus. 106 00:05:28.114 --> 00:05:29.455 Explicitez ce que vous prévoyez. 107 00:05:29.935 --> 00:05:30.775 Dites aussi clairement 108 00:05:31.095 --> 00:05:33.217 ce qui ne pourra pas être réalisé ou pris en compte. 109 00:05:33.777 --> 00:05:35.699 Cela ne sert à rien de mettre les choses sous le tapis. 110 00:05:36.299 --> 00:05:38.621 Cela ne vous apportera que des problèmes par la suite. 111 00:05:39.602 --> 00:05:41.944 Expliquez vos choix et justifiez vos arbitrages. 112 00:05:42.525 --> 00:05:48.850 N'hésitez pas à retourner voir les gens de manière individuelle pour expliquer de manière plus précise les décisions qui ont été prises. 113 00:05:50.932 --> 00:05:53.054 Comment formalise-t-on le périmètre du projet ? 114 00:05:53.694 --> 00:05:55.316 Il est important de formaliser le périmètre. 115 00:05:55.476 --> 00:05:56.857 Il est nécessaire de laisser une trace. 116 00:05:57.397 --> 00:05:59.219 Il serait bête d'oublier ce qu'on a décidé. 117 00:06:00.259 --> 00:06:03.742 Cela peut prendre différentes formes en fonction de ce en quoi le projet consiste. 118 00:06:04.203 --> 00:06:05.243 Un document textuel, 119 00:06:05.404 --> 00:06:05.924 des listes, 120 00:06:05.944 --> 00:06:06.465 des plans, 121 00:06:06.525 --> 00:06:08.626 des livrables dans un outil informatique, 122 00:06:09.127 --> 00:06:09.567 que sache, 123 00:06:09.687 --> 00:06:10.868 toutes les solutions peuvent être bonnes. 124 00:06:11.789 --> 00:06:12.310 Par contre, 125 00:06:12.450 --> 00:06:17.234 il est nécessaire qu'on puisse facilement et clairement identifier ce qui est prévu d'être réalisé avec le projet. 126 00:06:17.975 --> 00:06:18.675 En plus de cela, 127 00:06:19.136 --> 00:06:21.678 il est judicieux de préciser ce qui ne sera pas fait, 128 00:06:22.238 --> 00:06:23.039 ce qui est exclu, 129 00:06:23.539 --> 00:06:24.520 pour ne pas laisser de doute. 130 00:06:25.501 --> 00:06:27.423 Lorsque des interfaces ne sont pas forcément nettes, 131 00:06:27.583 --> 00:06:31.505 que la limite entre ce qui est prévu et ce qui est exclu n'est pas évidente, 132 00:06:31.785 --> 00:06:36.148 je conseille aussi de bien préciser cette limite entre ce qui est inclus et ce qui est exclu. 133 00:06:37.228 --> 00:06:37.609 Le but, 134 00:06:37.909 --> 00:06:39.250 c'est d'être le plus clair possible, 135 00:06:39.550 --> 00:06:42.571 de laisser le moins de place possible à l'interprétation par la suite. 136 00:06:42.912 --> 00:06:44.913 Vous gagnerez en sérénité de cette manière. 137 00:06:46.934 --> 00:06:47.514 Vous allez me dire, 138 00:06:47.534 --> 00:06:48.215 c'est gentil tout ça, 139 00:06:48.635 --> 00:06:51.656 mais comment je fais si je suis incapable de déterminer dès le début, 140 00:06:52.017 --> 00:06:52.517 en détail, 141 00:06:52.717 --> 00:06:53.417 tout ce qui doit être fait ? 142 00:06:54.478 --> 00:06:55.178 Ne vous en faites pas, 143 00:06:55.319 --> 00:06:56.119 ça arrive très souvent. 144 00:06:56.679 --> 00:07:01.100 Il est normal de ne pas pouvoir définir en détail tout ce qu'on va faire quand on commence le projet. 145 00:07:02.261 --> 00:07:03.621 Il y a différentes solutions pour cela. 146 00:07:04.101 --> 00:07:05.061 En fonction des situations, 147 00:07:05.121 --> 00:07:06.962 on va en prévulger une ou une autre. 148 00:07:08.002 --> 00:07:08.622 La première, 149 00:07:08.762 --> 00:07:10.183 ça va être de travailler par étapes. 150 00:07:10.843 --> 00:07:13.964 On commence par une définition un peu grossière de ce qu'on a à faire, 151 00:07:14.644 --> 00:07:16.004 de manière à pouvoir avancer. 152 00:07:17.105 --> 00:07:21.566 On réalise des premiers choix assez généraux qui vont nous permettre d'obtenir de nouvelles informations. 153 00:07:22.746 --> 00:07:26.287 Nous approfondissons nos connaissances du besoin et des contraintes de cette manière. 154 00:07:27.383 --> 00:07:28.824 Avec ces premiers résultats, 155 00:07:28.984 --> 00:07:31.045 ces premières orientations et ces recherches, 156 00:07:31.525 --> 00:07:36.127 on peut réitérer cet exercice et définir de manière plus précise le contenu du projet. 157 00:07:37.548 --> 00:07:41.109 Cela se fait souvent lorsqu'on part du besoin et qu'on met le projet en place. 158 00:07:41.550 --> 00:07:49.333 On peut dans ce cas-là réaliser plusieurs phases de découverte pour bien définir ce que l'on va mettre en place et s'assurer que le projet va correspondre aux besoins. 159 00:07:50.614 --> 00:07:53.035 Une autre manière de faire est de travailler de manière incrémentale. 160 00:07:53.847 --> 00:07:54.367 L'idée ici, 161 00:07:54.728 --> 00:07:57.309 c'est de commencer par réaliser ce qu'on est en mesure de définir, 162 00:07:57.789 --> 00:07:58.410 ce que l'on sait. 163 00:07:59.470 --> 00:08:00.131 Une fois que c'est fait, 164 00:08:00.191 --> 00:08:01.852 on continue de répondre aux besoins, 165 00:08:01.932 --> 00:08:05.074 puis en définissant et réalisant d'autres éléments. 166 00:08:06.274 --> 00:08:08.235 On fait ici les choses morceau par morceau, 167 00:08:08.656 --> 00:08:10.297 là où avec la méthode précédente, 168 00:08:10.757 --> 00:08:12.558 on va plutôt réaliser les choses tout d'un coup, 169 00:08:13.178 --> 00:08:15.520 mais en ajoutant des détails petit à petit, 170 00:08:16.020 --> 00:08:17.040 en avançant dans le projet. 171 00:08:18.141 --> 00:08:19.362 Avec cette méthode incrémentale, 172 00:08:19.422 --> 00:08:21.223 cela peut se faire au sein d'un même projet, 173 00:08:22.007 --> 00:08:24.829 mais aussi en découpant cela en plusieurs projets, 174 00:08:25.009 --> 00:08:26.229 dans un programme par exemple. 175 00:08:27.570 --> 00:08:28.271 Une autre solution, 176 00:08:28.631 --> 00:08:31.452 c'est d'adopter une méthode de réalisation agile. 177 00:08:32.353 --> 00:08:32.733 Dans ce cas-là, 178 00:08:32.753 --> 00:08:34.274 on travaille de manière itérative. 179 00:08:34.934 --> 00:08:35.254 Le but, 180 00:08:35.334 --> 00:08:37.996 ça va être de livrer rapidement et régulièrement des éléments. 181 00:08:39.076 --> 00:08:43.519 Cela nous permet de nous assurer que ce que l'on produit correspond aux besoins tout au long de la réalisation du projet. 182 00:08:44.179 --> 00:08:44.619 Dans ce cas, 183 00:08:44.720 --> 00:08:48.041 la définition du contenu se fait sur la prochaine itération. 184 00:08:48.722 --> 00:08:51.043 On va réaliser des petits morceaux les uns après les autres. 185 00:08:51.451 --> 00:08:54.113 et s'assurer que chaque morceau corresponde bien aux besoins. 186 00:08:55.174 --> 00:08:58.476 Cela permet d'adapter le contenu du projet aux retours qui sont réalisés. 187 00:08:59.176 --> 00:09:05.921 Le besoin dans ce cas peut plus facilement être changeant sans que cela n'affecte l'adéquation entre ce que l'on réalise et le besoin. 188 00:09:12.125 --> 00:09:12.646 Pour résumer, 189 00:09:12.986 --> 00:09:16.669 la définition du contenu du projet est un élément clé pour la réussite de celui-ci. 190 00:09:17.689 --> 00:09:19.971 Au-delà de définir ce que l'on va réaliser avec le projet, 191 00:09:20.335 --> 00:09:24.397 elle permet de s'assurer que les livrables prévus sont en adéquation avec les besoins. 192 00:09:25.577 --> 00:09:34.521 La définition du contenu passe par une compréhension approfondie de la problématique à laquelle le projet doit répondre et à la sélection des moyens les plus adéquats pour cela. 193 00:09:35.942 --> 00:09:36.582 Pour y arriver, 194 00:09:36.982 --> 00:09:42.884 il est nécessaire de discuter et de questionner l'ensemble des parties prenantes pour cerner leurs attentes et leurs exigences. 195 00:09:44.185 --> 00:09:46.466 Une fois ces éléments collectés et centralisés, 196 00:09:46.806 --> 00:09:48.827 il est nécessaire de faire des arbitrages 197 00:09:49.211 --> 00:09:50.572 pour décider du contenu du projet. 198 00:09:51.993 --> 00:09:52.753 Quand il est établi, 199 00:09:53.213 --> 00:09:55.275 communiquez dessus et formalisez-le. 200 00:09:56.675 --> 00:09:59.157 La manière dont on le formalise n'a pas vraiment d'importance. 201 00:09:59.417 --> 00:10:01.218 Cela peut varier en fonction des projets. 202 00:10:01.606 --> 00:10:02.467 Ce qui est important, 203 00:10:02.927 --> 00:10:04.628 c'est que ce que l'on va réaliser soit clair. 204 00:10:05.169 --> 00:10:08.811 Il est aussi bon de préciser ce qui ne sera pas fait pour pas qu'il n'y ait de doute. 205 00:10:09.532 --> 00:10:15.916 J'espère que vous avez maintenant une meilleure idée de la manière dont on définit le contenu d'un projet et de l'intérêt d'y consacrer du temps. 206 00:10:17.477 --> 00:10:18.818 Vous avez une astuce pour faire cela ? 207 00:10:19.238 --> 00:10:20.459 Une mésaventure à ce sujet ? 208 00:10:21.180 --> 00:10:22.361 Venez nous en faire part soi-même. 209 00:10:23.541 --> 00:10:24.362 Cet épisode vous a plu ? 210 00:10:24.942 --> 00:10:25.443 Abonnez-vous ! 211 00:10:26.804 --> 00:10:29.165 Vous avez pensé à quelqu'un à qui cet épisode peut être utile ? 212 00:10:29.386 --> 00:10:30.006 Partagez-le ! 213 00:10:30.947 --> 00:10:32.528 Bonne semaine et à lundi prochain.