Focus Projet
Bienvenue sur Focus Projet,
le podcast du management de projet.
Le management de projet,
qu'est-ce que c'est ?
Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets.
Planning,
coût,
risque,
gestion d'équipe,
changement,
communication,
définition du besoin.
Au fil des épisodes,
on va voir tout cela ensemble.
Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory,
ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail,
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Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets.
La manière dont on mène les projets est étroitement liée à l'environnement dans lequel ils évoluent.
Un même projet ne se réalisera pas de la même manière dans deux environnements différents.
L'un des facteurs qui impacte la manière dont on va...
s'organiser pour mener à bien le projet,
parmi d'autres,
c'est la manière dont est organisée l'entreprise qui va mener le projet.
C'est ce qu'on va appeler la structure organisationnelle de la société.
On retrouve différents types de structures organisationnelles et chacune de celles-ci vont avoir différents impacts sur la manière dont on va pouvoir mener le projet.
Quelles sont les différentes structures organisationnelles et comment celles-ci impactent-elles la manière dont on mène les projets ?
C'est ce que l'on voit aujourd'hui dans cet épisode de Focus Projet.
Comme je l'ai dit à l'introduction,
les structures organisationnelles vont impacter la manière dont le projet va pouvoir être mené au sein de l'entreprise.
Il existe différents types de structures organisationnelles que l'on peut identifier.
On va avoir d'un côté des structures qui sont très orientées sur le fonctionnel et qui ne sont à la base pas du tout conçues pour mener à bien des projets.
A l'opposé,
on va retrouver des structures d'entreprise qui sont très orientées vers les projets et où tout est pensé pour réaliser des projets.
Entre ces deux principaux types de structures,
plutôt extrêmes,
il existe un spectre continu d'évolution entre les deux.
Voyons ensemble quels sont les différents types de structures organisationnelles,
quels vont être leurs avantages et leurs inconvénients,
ainsi que dans quel type d'entreprise on va pouvoir retrouver celle-ci.
Tout d'abord,
commençons par la structure d'organisation fonctionnelle.
C'est d'une certaine manière la structure hiérarchique traditionnelle où les employés sont regroupés par départements.
Les différents départements fonctionnent de manière autonome et n'ont pas forcément de lien entre eux.
Les employés ont un supérieur bien identifié qui assume à la fois la partie hiérarchique et la partie fonctionnelle.
L'entreprise fonctionne en silo et il y a peu d'interaction entre les différents services.
Les projets,
quand ils doivent être menés à travers plusieurs départements et les faire interagir,
pour réaliser le projet sont dans ce cas assez compliqués.
La coordination du projet se fait rapidement au niveau de la direction de chaque département car c'est eux qui définissent la manière dont leurs équipes travaillent.
L'autorité du chef de projet est très limitée dans ce cas.
Tout doit passer par les chefs de département pour pouvoir utiliser leurs ressources et faire coopérer les différents départements.
Il n'y a parfois même pas réellement de chef de projet dans ce cas.
Quels en sont les avantages ?
Tout d'abord,
une forte spécialisation et une expertise technique des équipes,
chacun dans son domaine de compétences,
une clarté des rôles et des responsabilités qui sont issues des opérations classiques,
et une stabilité des ressources où chaque employé a un rôle bien défini en dehors du projet.
Les inconvénients ?
Une communication qui va être difficile entre les départements,
ce qui est problématique pour les projets,
peu de flexibilité pour des projets transversaux d'une manière générale,
et le chef de projet a très peu d'autorité si le rôle existe.
Dans quel type d'entreprise va-t-on trouver cette structure ?
On peut la retrouver dans des organisations publiques,
très verticales,
dans de grandes entreprises stables où les opérations sont majoritaires et avec peu de projets transversaux.
A l'opposé,
pour les organisations orientées projet,
c'est tout l'inverse.
L'ensemble de l'entreprise est organisé pour réaliser des projets.
On a donc plus ou quasiment plus de départements
et on va avoir différents projets qui vont être menés.
Les équipes sont dédiées au projet et le chef de projet va avoir une autorité très forte,
voire totale,
sur son équipe et sur ses ressources.
Dans certains cas,
cela peut même être le responsable hiérarchique de son équipe.
Les avantages,
une priorité maximale donnée au projet,
une responsabilité forte et une cohésion forte des équipes,
et pas de problème de conflit hiérarchique pour rien que aussi des ressources ou d'autres choses.
Les inconvénients,
c'est qu'on va avoir des ressources instables.
En fonction des projets qui sont menés,
les équipes vont être redéployées d'un projet à un autre.
Et chaque projet va avoir une équipe dédiée,
ce qui peut dans certains cas avoir des coûts plus importants.
Dans quel type d'entreprise on va retrouver cette structure ?
Ça va souvent être des entreprises qui réalisent uniquement des projets,
souvent pour d'autres et dont c'est le métier principal.
Des agences,
des cabinets de conseil,
des sociétés d'ingénierie.
Mais on va aussi retrouver des entreprises qui ont été créées uniquement pour mener un projet ou un programme en particulier.
Je pense au Cojo ou à la Solidio qui ont été créées pour les JO ou à de très gros projets comme ITER ou des sociétés spécifiques qui sont créées.
Entre les deux,
on va retrouver tout un continuum de structures qui vont aller du fonctionnel à l'orienté projet,
avec des organisations qui vont être d'une certaine manière matricielles.
On va avoir d'un côté une structure fonctionnelle et d'un autre côté une structure projet,
qui vont se mettre en place au sein de la même entreprise et qui vont cohabiter.
Ces différentes structures matricielles combinent la spécialisation des départements fonctionnels à l'approche projet,
qui va être plus ou moins intégrée,
suivant que l'on se trouve plus du côté...
d'une structure plus orientée projet ou d'une structure plus fonctionnelle.
Au sein de cette organisation matricielle,
l'aspect projet peut être plus ou moins présent.
On va avoir des organisations matricielles plutôt faibles où l'aspect projet est limité.
On va rajouter une petite surcouche pour mener des projets.
Les chefs de projet ne vont pas forcément avoir d'autorité formelle.
La gestion des ressources va rester sous contrôle des managers fonctionnels,
mais cela va permettre une meilleure collaboration entre les départements
avec une notion de projet qui est,
elle,
bien mise en place,
ce qui n'est pas toujours le cas dans les organisations totalement fonctionnelles.
On va aussi trouver des organisations matricielles où l'aspect projet va être ancré de manière beaucoup plus forte.
On va avoir,
par exemple,
un service projet qui va regrouper l'ensemble des chefs de projet.
Et ces chefs de projet,
quand ils vont mener leur projet,
vont,
par exemple,
avoir une équipe dédiée dont les membres vont venir d'un différent département.
Ils ne vont souvent pas être le responsable hiérarchique de leur équipe.
mais avoir une responsabilité fonctionnelle assez forte.
Entre les deux,
on trouve des structures matriciales plus équilibrées,
où certains membres des divisions vont être nommés chefs de projet,
et où on va avoir une équipe qui va être constituée à travers les différents départements de l'entreprise.
Le chef de projet va avoir peut-être un peu plus de responsabilité,
mais pas autant que ce que l'on a vu juste avant.
D'une certaine manière,
il existe autant de structures que d'entreprises.
Et les trois exemples de structures matricielles que j'ai pu présenter ne vont être représentatifs que de grands modèles que l'on peut retrouver.
L'idée à travers les structures matricielles,
c'est que les deux aspects cohabitent.
A la fois l'aspect fonctionnel,
qui est l'aspect classique des entreprises,
plus lié aux opérations,
et l'aspect projet,
où on va mettre une organisation spécifique en place pour les projets.
Par contre,
on a quand même un continuum d'organisations,
et ce ne sont pas trois types d'organisations singulières entre les structures fonctionnelles et projets.
On va avoir des organisations qui sont plus ou moins orientées vers les projets en fonction des besoins qu'elles ont et de la culture de l'entreprise.
En plus de tout cela,
une société peut adapter son organisation de différentes manières et avoir une orientation vers les projets qui peuvent varier,
soit en fonction des projets,
soit en fonction des besoins.
On peut avoir d'une certaine manière des organisations composites où on va avoir pour certains projets une structure qui va être plutôt fonctionnelle et pour d'autres projets,
par exemple.
plus clés ou plus transverses,
un fonctionnement plus marqué vers l'orientation projet.
Prenons par exemple une entreprise qui va être structurée,
de manière générale,
très fonctionnellement,
avec une très faible surcouche projet.
Une organisation qu'on pourrait appeler une matricielle assez faible.
Elle peut mettre en place une organisation et une équipe projet dédiée pour un ou des projets stratégiques de l'entreprise.
Pour cet aspect-là,
l'orientation projet va être beaucoup plus marquée et on pourra avoir,
par exemple,
dans ce cas,
un chef de projet et une équipe dédiée qui vont être...
indépendante des différentes divisions fonctionnelles de l'entreprise.
Maintenant qu'on a vu les différentes structures organisationnelles,
la question que vous devez vous poser,
c'est comment choisir la structure organisationnelle la plus appropriée pour son projet ?
La réponse,
c'est que dans 99%
des cas,
on ne choisit pas la structure organisationnelle.
On va la subir.
Éventuellement,
on peut dire qu'on la choisit à travers l'entreprise dans laquelle on travaille.
Mais ce n'est pas vous,
en tant que chef de projet,
qui allez la mettre en place.
C'est quelque chose qui va être pré-existant au sein de l'entreprise dans laquelle vous allez évoluer.
Cette structure organisationnelle est liée à l'entreprise,
à son histoire,
à sa culture,
à sa manière de fonctionner et à ce qu'elle a à faire aussi.
En tant que chef de projet,
vous devez apprendre à fonctionner avec la structure existante et à faire avec.
Éventuellement,
à trouver des moyens de contournement ou des moyens pour l'utiliser au mieux.
Après,
dans de rares cas,
souvent pour des projets clés,
vous pouvez un peu influer sur la structure organisationnelle.
C'est un peu ce que je disais juste avant avec les organisations composites.
Si vous êtes en charge d'un projet stratégique,
il peut être judicieux de proposer d'avoir une équipe qui va se trouver un peu en dehors de la structure existante et avoir un fonctionnement dédié.
pour avoir plus de marge de manœuvre et pouvoir plus facilement réaliser votre projet.
Mais les cas où cela est envisageable sont assez rares,
et ceux où c'est accepté,
encore plus.
Dans les entreprises qui sont centrées sur un produit,
notamment celles qui développent des logiciels au format SaaS,
et où on va avoir une implémentation des méthodes agiles qui est assez importante,
une des structures que l'on va retrouver,
c'est souvent une structure orientée produit.
Dans ce cas-là,
on ne va pas forcément retrouver l'ambivalence entre les structures fonctionnelles et les structures projets,
et on va avoir un autre type de structure qui va être mis en place,
qui va être une structure orientée vers le produit.
Dans ce type de structure,
au lieu d'être orientée par fonction,
on va être orientée par ligne de produit,
où on va avoir par exemple le logiciel A,
le logiciel B et le produit C,
ou au sein de la même produit,
les différentes fonctionnalités principales que l'on peut retrouver dans le logiciel.
Les différentes équipes et groupes d'équipes vont travailler sur des fonctionnalités particulières à chacun des produits.
Dans certains cas,
on va les appeler tribus,
squads et équipes quand c'est inspiré du modèle de Spotify.
On a donc un autre type d'organisation qui est apparu.
Mais même dans cette organisation orientée produit,
les projets peuvent intervenir sur les différentes fonctionnalités ou sur différents produits de l'entreprise.
On va donc avoir une superposition à nouveau de cette organisation orientée produit avec une orientation projet.
Les différentes équipes liées aux produits vont travailler sur les différents projets.
En fonction de la dominance entre les produits et les projets,
on peut avoir les besoins des projets qui vont être reventilés au sein de l'organisation produit qui est en place,
des délégations temporaires qui sont réalisées pour mener un projet,
ou une équipe projet dédiée qui est constituée.
On ne peut pas parler de structure organisationnelle sans se poser la question de l'impact du télétravail.
Ces dernières années,
on a assisté à un véritable bouleversement dans la manière dont les équipes
fonctionne,
le travail à distance qui était autrefois un privilège ou une exception est devenu une norme pour de nombreuses organisations.
Et forcément,
cela a des répercussions sur la manière dont les équipes collaborent et le management des projets.
Lorsque tout le monde est sur le même site,
il est facile d'aller voir la personne dans le bureau d'à côté ou de croiser des gens à qui on a affaire pour son projet à la machine à café.
Cette proximité facilite les échanges informels et aide souvent à développer des situations complexes.
Lorsqu'une partie de
Étant télétravail ou sur des sites différents,
les interactions spontanées réduisent,
voire disparaissent.
La communication devient plus formelle et la coordination demande plus d'efforts.
Comment cela impacte-t-il les structures organisationnelles des entreprises ?
De mon point de vue,
je dirais que ça a un impact assez limité.
Les contraintes que cela apporte vont être verrées,
quelle que soit la structure dans laquelle on va se trouver.
Que l'on soit dans une structure projet où une partie de l'équipe est en télétravail ou à distance,
ou que l'on soit dans une organisation fonctionnelle,
on va retrouver les mêmes problématiques.
Celles-ci vont même avoir tendance à atténuer les différents impacts provoqués par les différents types de structures.
La coordination d'une équipe qui n'est pas localisée en un même lieu va prendre le pas sur les autres aspects et être la même quel que soit le type de structure dans laquelle on évolue.
Les solutions que l'on va mettre en place,
telles que l'autonomisation des individus et des équipes,
ou la digitalisation plus poussée des communications et des processus,
va permettre d'y pallier.
Mais cela va aussi faciliter la coordination des projets et gommer une partie des impacts liés aux structures organisationnelles.
Pour conclure,
récapitulons.
On distingue deux grands types extrêmes de structures organisationnelles.
La structure fonctionnelle,
où tout est regroupé par division,
l'entreprise va fonctionner en silo d'une certaine manière.
Et la structure orientée projet.
Là,
on va être totalement dans le transverse,
on ne va faire que des projets.
et être organisé en fonction des projets que l'on mène.
Entre ces deux cases extrêmes,
on va retrouver tout un spectre où les deux aspects vont être réunis et cohabités.
Des structures maîtricielles,
où l'on va avoir verticalement une entreprise qui va être structurée avec des divisions fonctionnelles et transversalement les projets de l'entreprise qui vont être menés.
En fonction des différents aspects,
l'orientation transverse liée au projet va être plus ou moins marquée et plus ou moins présente.
On ne choisit pas la structure organisationnelle que l'on veut pour son projet.
C'est quelque chose que l'on va subir d'une certaine manière et qui est lié à l'entreprise dans laquelle on travaille.
Ensuite,
ces dernières années,
notamment avec le développement des logiciels en SaaS et les méthodes agiles,
un autre type d'organisation est apparu,
la structure orientée produit.
Là encore,
on peut avoir dans ces types de structures à la fois une orientation produit et une orientation projet qui vont cohabiter.
Pour finir,
de mon point de vue,
le télétravail a eu tendance à gommer les différences que l'on peut avoir
entre les différentes structures dans la manière dont on va mener les projets.
Une partie des contraintes liées au télétravail vont faire que l'on va mettre en place de nouveaux outils et de nouvelles manières de fonctionner qui vont aider le management des projets.
et ce,
quelle que soit la structure organisationnelle dans laquelle on va se trouver.
Lorsque ces outils sont mis en place,
ça lisse les différences que l'on va avoir entre les différentes structures organisationnelles des entreprises.
Si vous voulez des schémas qui représentent les différentes structures d'organisation,
je vous invite à consulter le site internet d'exécution projet où je reviens dans un article sur ces différentes structures organisationnelles et les illustres.
J'espère que cet épisode vous aura éclairé sur les différents types de structures dans lesquelles vous pouvez avoir à mener vos projets.
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