WEBVTT

1
00:00:10.327 --> 00:00:11.068
Focus projet

2
00:00:14.636 --> 00:00:16.004
 Bienvenue sur Focus Projet,

3
00:00:16.446 --> 00:00:18.216
 le podcast du management de projet.

4
00:00:18.816 --> 00:00:19.826
 Le management de projet,

5
00:00:19.967 --> 00:00:20.512
 qu'est-ce que c'est ?

6
00:00:20.896 --> 00:00:24.756
 Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets.

7
00:00:25.396 --> 00:00:25.778
 Planning,

8
00:00:25.858 --> 00:00:26.140
 coût,

9
00:00:26.320 --> 00:00:26.682
 risque,

10
00:00:26.742 --> 00:00:27.385
 gestion d'équipe,

11
00:00:27.506 --> 00:00:28.048
 changement,

12
00:00:28.149 --> 00:00:28.872
 communication,

13
00:00:28.952 --> 00:00:29.756
 définition du besoin.

14
00:00:30.316 --> 00:00:31.305
 Au fil des épisodes,

15
00:00:31.507 --> 00:00:32.516
 o n va voir tout cela ensemble.

16
00:00:33.430 --> 00:00:36.568
 Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory,

17
00:00:37.148 --> 00:00:40.788
 ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail,

18
00:00:41.269 --> 00:00:41.768
 abonne-toi.

19
00:00:42.288 --> 00:00:44.728
 Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets.

20
00:00:50.432 --> 00:00:51.748
 Les projets sont faits par des humains.

21
00:00:52.349 --> 00:00:54.588
 On l'a déjà répété plusieurs fois dans ce podcast.

22
00:00:55.128 --> 00:00:57.128
 C'est un élément important qu'il ne faut pas oublier.

23
00:00:58.200 --> 00:01:02.315
 Et pour que tous les humains qui gravitent autour du projet arrivent à faire quelque chose ensemble,

24
00:01:02.816 --> 00:01:03.840
 ils ont besoin de communiquer.

25
00:01:05.781 --> 00:01:07.304
 Que ce soit en face à face,

26
00:01:07.384 --> 00:01:08.126
 au téléphone,

27
00:01:08.226 --> 00:01:09.288
 via de l'affichage,

28
00:01:09.689 --> 00:01:10.531
 un logiciel,

29
00:01:10.771 --> 00:01:14.980
 par lettre recommandé avec acusée de réception ou éventuellement même par signaux de fumée,

30
00:01:15.740 --> 00:01:18.732
 il est nécessaire de faire circuler l'information et pour cela,

31
00:01:19.113 --> 00:01:20.820
 la communication est indispensable.

32
00:01:21.740 --> 00:01:24.049
 Et pour que celle-ci fonctionne bien et soit efficace,

33
00:01:24.270 --> 00:01:26.700
 cela demande du travail et cela se prépare.

34
00:01:31.330 --> 00:01:33.142
 Un des principales rôles du chef de projet,

35
00:01:33.323 --> 00:01:34.028
 c'est de communiquer.

36
00:01:35.009 --> 00:01:35.290
 Pourquoi ?

37
00:01:36.216 --> 00:01:38.168
 C'est lui qui va être le chef d'orchestre du projet.

38
00:01:38.688 --> 00:01:43.628
 Il a donc besoin d'avoir un maximum d'informations pour pouvoir prendre ses décisions.

39
00:01:44.428 --> 00:01:47.548
 C'est aussi la voix du projet d'une certaine manière à l'extérieur de celui-ci.

40
00:01:48.408 --> 00:01:52.748
 C'est lui qui va informer les autres parties prenantes de ce qui s'y passe,

41
00:01:53.368 --> 00:01:55.248
 ou en tout cas il va fortement y contribuer.

42
00:01:57.148 --> 00:01:57.571
 Dernièrement,

43
00:01:58.358 --> 00:01:59.648
 c'est son rôle de mener à bien le projet.

44
00:02:00.442 --> 00:02:08.180
 Il faut donc qu'il s'assure que tout se passe bien au sein de celui-ci et que la communication entre les différentes personnes au sein de son projet se passe bien.

45
00:02:08.880 --> 00:02:09.263
 Pour cela,

46
00:02:09.686 --> 00:02:11.600
 il faut aussi qu'il communique et qu'il s'en assure.

47
00:02:12.860 --> 00:02:13.222
 Du coup,

48
00:02:13.563 --> 00:02:14.608
 quand on est chef de projet,

49
00:02:14.769 --> 00:02:17.320
 on passe une bonne partie de son temps à communiquer.

50
00:02:17.960 --> 00:02:26.613
 Que ce soit de vive voix, en face à face avec les personnes ou au téléphone ou via d'autres moyens tels que des rapports,

51
00:02:26.854 --> 00:02:28.980
 des réunions ou des choses dans ce genre-là.

52
00:02:30.428 --> 00:02:31.434
 Avec qui va communiquer ?

53
00:02:32.300 --> 00:02:33.050
 De certaine manière,

54
00:02:33.192 --> 00:02:33.800
 avec tout le monde.

55
00:02:34.581 --> 00:02:36.300
 Avec les parties prenantes externes au projet.

56
00:02:37.360 --> 00:02:39.940
 Tout d'abord pour les informer de l'avancement du projet,

57
00:02:40.540 --> 00:02:41.587
 des choix qui ont été faits,

58
00:02:41.949 --> 00:02:42.915
 répondre aux questions,

59
00:02:43.096 --> 00:02:43.640
 toutes ces choses-là.

60
00:02:44.260 --> 00:02:45.780
 Mais aussi récolter de l'information,

61
00:02:46.480 --> 00:02:51.200
 bien comprendre les contraintes et les exigences des parties prenantes pour les prendre en compte et y répondre,

62
00:02:51.780 --> 00:02:58.200
 ainsi que saisir leurs doutes ou leur enthousiasme vis-à-vis du projet pour être en mesure de réagir de manière adaptée.

63
00:02:59.101 --> 00:03:00.750
 Mais aussi avec les parties prenantes internes,

64
00:03:01.111 --> 00:03:02.036
 notamment l'équipe projet.

65
00:03:02.997 --> 00:03:05.876
 Le but va être de se tenir au courant de tout ce qu'il se passe.

66
00:03:06.676 --> 00:03:07.059
 Là aussi,

67
00:03:07.342 --> 00:03:08.916
 saisir les attentes des différents membres,

68
00:03:09.316 --> 00:03:14.256
 bien comprendre les problèmes qui apparaissent et s'assurer de la bonne coordination de l'équipe.

69
00:03:15.336 --> 00:03:16.240
 D'une manière générale,

70
00:03:16.541 --> 00:03:23.516
 le but au final est d'avoir les bonnes informations suffisamment tôt et de pouvoir agir rapidement et de manière informée.

71
00:03:24.400 --> 00:03:25.002
 Par exemple,

72
00:03:25.483 --> 00:03:32.228
 si on essaie de résoudre un problème mais que l'on a là que la moitié des informations ou que l'on a mal compris,

73
00:03:32.489 --> 00:03:35.711
 la solution que l'on va mettre en place ne sera probablement pas la bonne.

74
00:03:36.498 --> 00:03:39.654
 On pourra penser que le problème est résolu alors qu'il ne l'est pas.

75
00:03:40.437 --> 00:03:49.016
 On va déployer de l'énergie à mauvais escient et en plus on se retrouve avec un problème qui est toujours présent voire qui peut empirer et dont on n'est pas conscient.

76
00:03:51.276 --> 00:03:53.522
 J'ai pris ici le point de vue du chef de projet,

77
00:03:54.265 --> 00:03:56.572
 mais cette communication est l'affaire de toute l'équipe.

78
00:03:57.172 --> 00:03:58.432
 Tous les membres ont besoin de communiquer.

79
00:03:59.112 --> 00:04:01.041
 Pas forcément autant que le chef de projet,

80
00:04:01.523 --> 00:04:03.492
 mais ce n'est pas à lui seul de communiquer.

81
00:04:04.053 --> 00:04:04.710
 C'est l'affaire de tous !

82
00:04:05.532 --> 00:04:08.121
 Sans communication efficace entre les membres de l'équipe,

83
00:04:08.583 --> 00:04:09.887
 le projet n'est pas efficace,

84
00:04:10.128 --> 00:04:11.232
 voire ce n'est pas une équipe.

85
00:04:14.073 --> 00:04:16.542
 Maintenant qu'on a établi l'importance de la communication,

86
00:04:17.084 --> 00:04:19.072
 pourquoi prévoir la communication au sein du projet ?

87
00:04:20.025 --> 00:04:24.184
 On peut penser que c'est naturel et qu'il n'est pas nécessaire de réfléchir à ce genre de choses.

88
00:04:25.124 --> 00:04:29.361
 Ça peut éventuellement être le cas pour les petits projets simples avec peu d'interface,

89
00:04:29.622 --> 00:04:30.024
 et encore.

90
00:04:31.064 --> 00:04:31.786
 Dans la pratique,

91
00:04:32.027 --> 00:04:37.384
 mettre en place des canaux de communication efficaces et adaptés aux besoins du projet est plus compliqué qu'il n'y paraît.

92
00:04:38.265 --> 00:04:39.323
 Cela demande de la réflexion.

93
00:04:40.164 --> 00:04:41.613
 Celle-ci doit se faire en amont,

94
00:04:41.935 --> 00:04:43.424
 mais aussi tout au long du projet,

95
00:04:43.605 --> 00:04:48.584
 quand on s'aperçoit que des problèmes de communication apparaissent ou que la communication n'est pas efficace.

96
00:04:49.655 --> 00:04:49.958
 Pourquoi ?

97
00:04:51.548 --> 00:04:52.050
 Premièrement,

98
00:04:52.532 --> 00:04:55.564
 tous les interlocuteurs ne demandent pas le même type de communication.

99
00:04:56.426 --> 00:05:01.085
 On ne parle pas à ses fournisseurs comme au chef de projet qui peut se trouver sur le bureau d'en face.

100
00:05:01.985 --> 00:05:08.145
 Il est donc nécessaire d'identifier les différents interlocuteurs et de trouver les moyens à déployer pour communiquer avec eux.

101
00:05:09.207 --> 00:05:12.325
 L'idée est de mettre en place des canaux de communication efficaces.

102
00:05:12.925 --> 00:05:14.190
 En fonction des interlocuteurs,

103
00:05:14.351 --> 00:05:15.656
 cela peut être des réunions,

104
00:05:15.676 --> 00:05:16.659
 des présentations,

105
00:05:16.720 --> 00:05:17.422
 une base de données,

106
00:05:17.422 --> 00:05:18.045
 un logiciel,

107
00:05:18.586 --> 00:05:21.214
 ou se déplacer et aller parler du voie aux gens,

108
00:05:21.615 --> 00:05:25.205
 ou même leur proposer un café pour aborder des choses de manière plus informelle.

109
00:05:27.349 --> 00:05:27.490
 Deuxièmement,

110
00:05:28.373 --> 00:05:31.265
 toutes les communications ne demandent pas le même niveau de formalisme.

111
00:05:32.285 --> 00:05:34.825
 Il est indispensable que certaines communications soient formelles.

112
00:05:35.265 --> 00:05:35.728
 Par contre,

113
00:05:35.868 --> 00:05:38.865
 il est contre-productif que ce soit le cas pour toutes les communications.

114
00:05:39.985 --> 00:05:40.669
 Par exemple,

115
00:05:41.352 --> 00:05:44.045
 sur certains points contractuels avec un client ou un fournisseur,

116
00:05:44.245 --> 00:05:47.805
 il peut être nécessaire de communiquer avec des lettres recommandées avec accusé de réception.

117
00:05:48.806 --> 00:05:51.055
 Mais si vous faites toute votre communication comme cela,

118
00:05:51.878 --> 00:05:53.505
 je ne suis pas sûr que le projet aille très bien.

119
00:05:54.816 --> 00:06:01.233
 Il est donc nécessaire de définir dans quel cas on utilise ce canal très formel et comment on communique dans les autres cas.

120
00:06:02.353 --> 00:06:08.353
 Une erreur régulièrement faite est de toujours communiquer de manière très formelle avec certains interlocuteurs.

121
00:06:09.393 --> 00:06:12.053
 Il est nécessaire que certaines communications soient formelles,

122
00:06:12.733 --> 00:06:18.433
 mais il est souvent judicieux d'avoir d'autres moyens de communication moins formels pour faire plus facilement avancer les choses.

123
00:06:20.253 --> 00:06:20.818
 Troisièmement,

124
00:06:21.121 --> 00:06:22.353
 toutes les équipes sont différentes.

125
00:06:23.426 --> 00:06:24.331
 Si l'équipe est petite,

126
00:06:24.391 --> 00:06:26.441
 c'est relativement simple de communiquer dans celle-ci.

127
00:06:27.341 --> 00:06:28.767
 Lorsqu'elles deviennent plus importantes,

128
00:06:29.169 --> 00:06:31.981
 il devient plus difficile de savoir qui doit être au courant de quoi.

129
00:06:33.102 --> 00:06:35.101
 L'idée n'est pas de cacher des choses à certains membres.

130
00:06:35.541 --> 00:06:37.470
 Mais si tout le monde reçoit toutes les informations,

131
00:06:37.631 --> 00:06:39.901
 cela peut rapidement représenter un volume très important.

132
00:06:40.301 --> 00:06:44.736
 Les informations importantes se retrouvent noyées dans la masse et risquent de passer à la trappe,

133
00:06:45.257 --> 00:06:46.341
 ce qui peut poser des problèmes.

134
00:06:47.401 --> 00:06:51.661
 Une autre problématique est d'avoir des informations divergentes qui arrivent à certaines personnes.

135
00:06:52.350 --> 00:06:55.786
 Comment vont-elles faire dans ce cas-là pour distinguer quelle est la bonne information ?

136
00:06:56.490 --> 00:06:58.118
 Quand cela arrive au sein de l'équipe projet,

137
00:06:58.460 --> 00:07:00.049
 c'est d'une certaine manière plus simple,

138
00:07:00.189 --> 00:07:02.438
 car les interlocuteurs sont bien identifiés,

139
00:07:02.740 --> 00:07:04.929
 tout en pouvant créer des points d'incompréhension.

140
00:07:05.969 --> 00:07:08.461
 Lorsque ça se produit avec des parties prenantes externes,

141
00:07:08.923 --> 00:07:13.969
 c'est déjà plus problématique et il est plus compliqué pour elles de démêler la bonne information.

142
00:07:14.749 --> 00:07:17.869
 Cela peut aussi amener dans certains cas à des complications et des problèmes.

143
00:07:18.935 --> 00:07:20.198
 Pour éviter ces problématiques,

144
00:07:20.679 --> 00:07:27.293
 une première solution est de formaliser les différents types de communication entre les différents interlocuteurs pour les communications formelles.

145
00:07:27.693 --> 00:07:28.764
 Qui doit être au courant de quoi ?

146
00:07:29.713 --> 00:07:31.337
 Cela peut passer par une matrice RACI,

147
00:07:31.858 --> 00:07:33.623
 c'est le I dans le RACI,

148
00:07:34.344 --> 00:07:37.893
 ou cela peut être fait avec une matrice similaire dédiée aux communications.

149
00:07:39.199 --> 00:07:39.943
 Une autre astuce,

150
00:07:40.165 --> 00:07:42.237
 c'est de mettre en place des listes de diffusion par email.

151
00:07:42.858 --> 00:07:45.087
 Plutôt que d'ajouter les différentes personnes une à une,

152
00:07:45.569 --> 00:07:49.382
 on crée une liste de diffusion email où en mettant un seul email,

153
00:07:49.422 --> 00:07:55.277
 ça va directement envoyer à toutes les personnes qui doivent recevoir ce type de communication.

154
00:07:56.657 --> 00:08:02.644
 Cela peut aussi être fait en créant différents canaux sur les outils de messagerie et collaboratifs tels que Slack,

155
00:08:02.685 --> 00:08:04.097
 Teams ou Discord par exemple.

156
00:08:06.337 --> 00:08:07.060
 Quatrièmement,

157
00:08:07.461 --> 00:08:08.104
 pour finir,

158
00:08:08.787 --> 00:08:09.389
 au-delà de tout ça,

159
00:08:09.750 --> 00:08:10.473
 tout le monde est différent.

160
00:08:11.513 --> 00:08:15.013
 J'ai commencé ce podcast en rappelant que les projets sont faits par des humains.

161
00:08:15.753 --> 00:08:17.500
 On a tous des sensibilités différentes,

162
00:08:17.640 --> 00:08:18.684
 des cultures différentes,

163
00:08:18.804 --> 00:08:19.929
 des humeurs différentes,

164
00:08:20.069 --> 00:08:21.133
 des expériences différentes.

165
00:08:21.934 --> 00:08:22.632
 On est tous différents.

166
00:08:22.993 --> 00:08:27.353
 Les communications doivent donc s'adapter aussi aux différentes personnalités de vos interlocuteurs.

167
00:08:28.035 --> 00:08:31.153
 Ce qui marche avec une personne ne marche pas forcément avec une autre.

168
00:08:34.139 --> 00:08:34.661
 Avec tout ça,

169
00:08:34.963 --> 00:08:37.475
 comment planifier la communication au sein de son projet ?

170
00:08:39.557 --> 00:08:41.757
 Cela passe généralement par le plan de communication,

171
00:08:42.418 --> 00:08:45.537
 mais cela peut aussi être directement intégré au plan d'exécution de projet.

172
00:08:46.458 --> 00:08:50.937
 L'idée est de définir les différents modes de communication avec les différentes parties prenantes.

173
00:08:51.966 --> 00:08:53.328
 Dans une version assez simplifiée,

174
00:08:53.869 --> 00:08:57.173
 on peut simplement y définir les différentes réunions que l'on met en place,

175
00:08:57.693 --> 00:09:06.885
 l'éventuel reporting qui est produit avec ses destinataires et comment on prévoit de communiquer avec les principales parties prenantes dans les cas de figure principaux.

176
00:09:08.585 --> 00:09:11.331
 Si c'est nécessaire et que l'on veut aller plus loin,

177
00:09:11.993 --> 00:09:17.225
 on peut mettre en place des canaux de communication plus formels pour des cas de figure particuliers.

178
00:09:17.983 --> 00:09:18.845
 Quelques exemples,

179
00:09:19.406 --> 00:09:23.173
 la diffusion de documents via des bordereaux ou sur une plateforme de transfert,

180
00:09:23.795 --> 00:09:26.380
 des emails numérotés avec un formalisme particulier,

181
00:09:26.420 --> 00:09:26.861
 etc.

182
00:09:28.845 --> 00:09:35.361
 L'idée est de réfléchir aux besoins de communication du projet dans les différents cas de figure et avec les différentes parties coprenantes.

183
00:09:36.101 --> 00:09:37.406
 Une fois que cet inventaire est fait,

184
00:09:37.527 --> 00:09:40.981
 il s'agit de trouver les canaux de communication adaptés pour chaque cas.

185
00:09:42.547 --> 00:09:43.050
 Bien entendu,

186
00:09:43.512 --> 00:09:45.745
 même s'il est nécessaire d'y penser au début du projet,

187
00:09:46.325 --> 00:09:52.725
 rien n'empêche de faire évoluer ce qui est mis en place tout au long de celui-ci pour adapter les communications aux besoins réels.

188
00:09:53.538 --> 00:09:59.935
 Que ce soit parce que ceux-ci ont évolué ou parce que ce qui a été initialement imprévu n'est finalement pas adapté.

189
00:10:01.316 --> 00:10:02.060
 Comme toujours,

190
00:10:02.220 --> 00:10:04.230
 faites simple tant que c'est possible,

191
00:10:04.612 --> 00:10:05.295
 surtout au départ.

192
00:10:06.075 --> 00:10:08.895
 Ne montez pas une usine à gaz alors que ce n'est pas nécessaire.

193
00:10:13.919 --> 00:10:14.674
 Résumons tout cela.

194
00:10:16.178 --> 00:10:16.904
 Dans un projet,

195
00:10:17.126 --> 00:10:18.255
 la communication est clé.

196
00:10:19.028 --> 00:10:20.371
 On peut penser que ça se fait tout seul,

197
00:10:20.853 --> 00:10:21.514
 mais c'est comme tout,

198
00:10:21.935 --> 00:10:23.941
 pour avoir une communication efficace,

199
00:10:24.161 --> 00:10:26.387
 cela demande du travail et de la réflexion.

200
00:10:27.807 --> 00:10:28.871
 Tous les projets sont différents,

201
00:10:29.333 --> 00:10:32.847
 donc ce qui marche sur un projet n'est peut-être pas le plus adapté sur le suivant.

202
00:10:34.668 --> 00:10:43.207
 Mettre un plan de communication en place en début de projet permet de se forcer à se poser ces questions et à réfléchir aux moyens de communication les plus adaptés au projet.

203
00:10:44.509 --> 00:10:51.807
 Il ne faut par contre pas hésiter à l'adapter tout au long du projet si on s'aperçoit que certaines choses ne fonctionnent pas ou que les besoins changent.

204
00:10:52.907 --> 00:10:53.349
 Dernièrement,

205
00:10:53.710 --> 00:10:54.775
 si vous êtes le chef de projet,

206
00:10:55.257 --> 00:10:57.867
 une grosse partie de votre travail consiste à communiquer.

207
00:10:58.467 --> 00:10:59.166
 Ne l'oubliez pas.

208
00:11:01.689 --> 00:11:08.707
 J'espère que cet épisode vous aura donné un autre point de vue sur la communication au sein des projets et que vous êtes conscient à présent de son importance.

209
00:11:09.454 --> 00:11:12.524
 Si vous avez des questions ou des astuces pour faciliter la communication,

210
00:11:13.045 --> 00:11:14.811
 venez en discuter avec moi sur LinkedIn.

211
00:11:16.472 --> 00:11:17.395
 Si cet épisode vous a plu,

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00:11:23.091 --> 00:11:24.491
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