Focus Projet
Bienvenue sur Focus Projet,
le podcast du management de projet.
Le management de projet,
qu'est-ce que c'est ?
Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets.
Planning,
coût,
risque,
gestion d'équipe,
changement,
communication,
définition du besoin.
Au fil des épisodes,
on va voir tout cela ensemble.
Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory,
ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail,
abonne-toi.
Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets.
Dans le vocabulaire associé au management de projet,
un terme qui revient souvent et qui est parfois mal compris est celui de sponsor.
Bien entendu,
il n'est pas question ici d'un échange de visibilité en contrepartie d'un financement,
comme cela peut se faire dans le sport.
Alors,
qu'est-ce que le sponsor ?
Quel est son rôle ?
Pourquoi c'est un élément clé de la réussite des projets ?
C'est ce que l'on voit ensemble dans cet épisode de Focus Projet.
Tout d'abord,
qu'est-ce qu'un sponsor ?
Ou plutôt,
qui est-ce ?
Pour commencer déjà,
le sponsor est une personne.
Comme je viens de le dire,
il n'est pas ici question d'un échange de visibilité.
Par contre,
on va retrouver l'aspect de parrainage que l'on peut avoir dans le sponsoring sportif.
D'une certaine manière,
le sponsor c'est un peu le parrain du projet au niveau de la direction.
Le sponsor est généralement un cadre de l'entreprise ou un membre de la direction qui va être chargé de suivre le projet,
son déroulement et s'assurer que tout se passe bien.
Il va d'une certaine manière être le lien entre la direction de l'entreprise et l'équipe projet.
Une des responsabilités du sponsor est de s'assurer que le projet reste aligné avec les objectifs de l'entreprise,
à sa stratégie globale.
Il doit aussi s'assurer qu'au cours de sa réalisation,
le projet ne dévie pas de ses objectifs.
Le sponsor est généralement la personne qui est garante que le projet va respecter le business case,
c'est-à-dire que la valeur que l'on va retirer du projet soit supérieure au moyen que l'on va mettre en œuvre pour le réaliser.
Là où le chef de projet n'a généralement pas un rôle hiérarchique,
le sponsor est lui très souvent à un niveau hiérarchique
où il est le responsable,
de manière directe ou indirecte d'ailleurs,
de la majorité des parties prenantes internes à l'entreprise.
Il a donc des moyens d'action beaucoup plus importants.
Maintenant que vous avez une meilleure idée de qui il est,
quel va être son rôle dans la pratique ?
Comme je l'ai évoqué,
le sponsor est la personne en charge de s'assurer que le business case du projet va être respecté.
De ce fait,
c'est à lui que vont revenir les décisions sur les arbitrages clés
Dans un projet,
tout le monde a des intérêts qui ont tendance à diverger.
Le chef de projet veut que les choses changent le moins possible pour voir avancer vite,
prendre des décisions efficaces pour préserver son planning,
son budget et son organisation.
Les utilisateurs vont vouloir qu'il y ait toujours plus de fonctionnalités et que les choses soient toujours mieux.
Les diverses autres parties prenantes vont militer pour leurs intérêts qui ne sont pas forcément celles du projet ou de l'entreprise dans son ensemble.
Dans tout cela,
il est donc nécessaire de faire le tri pour s'assurer que le projet respecte les objectifs qui lui sont fixés.
Même si le chef de projet peut réaliser une partie de ce travail,
c'est au sponsor qu'il va incomber de valider les arbitrages proposés par le chef de projet ou dans certains cas de réaliser lui-même ses arbitrages.
Le sponsor a donc ces deux rôles importants.
Garantir l'alignement du projet avec les objectifs de l'entreprise.
et réaliser les arbitrages nécessaires au sein du projet pour cela.
Au-delà de cette fonction,
le sponsor représente la direction.
Il a donc aussi un rôle d'appui et de soutien quand cela est nécessaire auprès du chef de projet.
Cela peut être pour mobiliser des ressources supplémentaires,
pour demander à certaines parties prenantes de s'impliquer dans le projet,
etc.
Le chef de projet,
n'ayant pas de responsabilité hiérarchique,
peut faire appel au sponsor pour l'aider dans certaines situations.
ou un appui de la direction peut être bénéfique au projet.
Pourquoi le rôle du sponsor est clé dans la réussite d'un projet ?
Le fait qu'un sponsor soit impliqué dans le projet va faciliter grandement sa réussite.
Tout d'abord,
son implication va montrer l'importance du projet aux yeux de la direction.
Le fait qu'il soit présent,
qu'il appuie le chef de projet lorsque c'est nécessaire,
va permettre à celui-ci d'être plus efficace et de mobiliser les différentes personnes de son organisation
plus facilement.
Ensuite,
le fait qu'il soit disponible et au courant du projet va permettre de prendre des décisions de manière fluide et efficace.
Réaliser les arbitrages de manière régulière sans avoir à attendre un mois ou plus parfois pour obtenir le retour du sponsor va forcément faciliter la vie du chef de projet.
De ce fait,
ça va simplifier la réussite du projet.
En plus de cela,
le fait que le sponsor suive de manière régulière le projet va lui permettre de s'assurer que celui-ci se déroule correctement et il va être
au courant des éventuels problèmes lorsqu'ils apparaissent.
Il pourra agir rapidement en accord avec le chef de projet pour les résoudre de manière efficace et coordonnée.
Que se passe-t-il si le sponsor n'est pas présent ?
Lorsque le sponsor est peu impliqué,
il va être plus difficile d'obtenir des décisions de manière rapide et efficace qui soient en accord avec les besoins de l'ensemble des parties prenantes et du projet.
Cela peut entraîner des retards dus à une prise de décision compliquée
et amener de l'inertie qui va compliquer la réalisation du projet et la tâche du chef de projet.
Pour le chef de projet,
il va être plus difficile de mobiliser son équipe et les différentes parties prenantes de l'entreprise si le sponsor est en retrait ou quasiment inexistant.
Il va être beaucoup plus dur pour lui de montrer l'intérêt du projet et son importance pour l'entreprise.
Ce manque d'implication peut se ressentir dans les résultats.
Il va être compliqué pour le chef de projet de faire avancer les choses.
si ces interlocuteurs ne sont pas impliqués,
en partie à cause du manque d'implication du sponsor et par ce biais de la direction.
Avant de conclure,
quelques conseils pour les sponsors qui pourraient nous écouter.
Tout d'abord,
il est important de soutenir le chef de projet et d'être dans une posture constructive.
L'idée,
c'est d'être une ressource pour le chef de projet,
notamment pour agir sur les points de blocage internes qui ne peuvent pas être directement résolus par le chef de projet.
Votre but doit être d'arriver à déceler les problèmes au plus tôt et de s'assurer qu'ils sont bien pris en charge par l'équipe projet.
Faire en sorte qu'on ne cache pas la poussière sous le tapis.
Pour cela,
faites le point régulièrement avec le chef de projet.
N'hésitez pas à poser des questions et montrer votre support et votre compréhension.
Il est nécessaire d'avoir la confiance de l'équipe projet pour qu'elle soit ouverte à partager les points bloquants avec vous.
Votre rôle n'est pas forcément de les résoudre,
mais de vous assurer
que les choses sont gérées et qu'elles ne vont pas dégénérer.
Cette confiance et transparence vous permettra d'avoir une bonne vision de l'état du projet et de ne pas découvrir les problèmes une fois qu'il est trop tard.
Un autre point important qui est lié au premier,
c'est faire attention à ce qu'on appelle en anglais les watermelon projects les projets pastèques en français,
c'est-à-dire vert à l'extérieur et rouge à l'intérieur.
Donc,
quand un chef de projet vous dit que tout va bien,
N'hésitez pas à creuser un peu.
Assurez-vous que les choses vont réellement bien.
Et le meilleur moyen pour éviter cela,
ça reste d'être dans une relation de confiance avec le chef de projet et d'être vu comme un soutien plus que comme quelqu'un qui va seulement sanctionner.
Là aussi,
le but est de ne pas se retrouver avec des projets qu'il est très compliqué à remettre dans le droit chemin car les difficultés font surface trop tard.
Un point important,
être le sponsor d'un projet,
ça prend du temps.
Dans les postes qui sont occupés par les sponsors en entreprise,
cette surcharge est rarement prise en compte.
Les sponsors ont généralement énormément d'autres choses à faire,
mais il est quand même nécessaire d'arriver à consacrer un peu de temps pour faire le point sur le projet.
Mon conseil,
c'est de bloquer des créneaux courts de manière régulière.
Il est plus simple d'avoir un créneau et finalement le supprimer s'il n'est pas nécessaire,
que de chercher à en rajouter un en urgence.
De plus,
c'est souvent plus judicieux de faire des points
court très régulièrement,
plutôt que de prendre une demi-journée tous les mois pour le projet par exemple.
Et puis,
dernière chose,
n'hésitez pas à vous former pour ce rôle qui n'est pas évident et qui nécessite quelques compétences spécifiques.
Pour conclure,
récapitulons tout ça.
Le sponsor est d'une certaine manière le parrain du projet au niveau de la direction.
Il représente la direction pour le projet.
et le projet au sein de la direction.
Son rôle est de s'assurer que les bénéfices du projet vont être supérieurs aux moyens mis en œuvre pour réaliser le projet et que le projet est en ligne avec les objectifs de l'entreprise.
Pour cela,
il a un rôle d'arbitre au sein du projet entre les différentes parties prenantes avec des intérêts divergents.
Il va soutenir et appuyer le chef de projet au sein de son organisation lorsque cela est nécessaire.
C'est un rôle clé
car il est à la fois le garant de l'utilité du projet et il doit s'assurer de son bon déroulement.
Avoir un sponsor impliqué va faciliter grandement la tâche au chef de projet.
Ça va lui permettre d'obtenir des arbitrages de manière rapide et efficace et lui assurer l'appui de la direction auprès des autres parties prenantes de l'entreprise.
J'espère que vous avez une meilleure idée de ce qu'est le sponsor d'un projet,
de son utilité et de pourquoi il est important d'impliquer le sponsor au sein de votre projet et d'avoir une relation de confiance avec lui.
Vous avez des questions à ce sujet,
des expériences à partager ?
On se retrouve sur lundi pour en discuter.
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Bonne journée et à la semaine prochaine dans Focus Projet.