WEBVTT 1 00:00:10.260 --> 00:00:11.061 Focus Projet 2 00:00:14.584 --> 00:00:15.945 Bienvenue sur Focus Projet, 3 00:00:16.386 --> 00:00:18.247 le podcast du management de projet. 4 00:00:18.768 --> 00:00:19.769 Le management de projet, 5 00:00:19.929 --> 00:00:20.449 qu'est-ce que c'est ? 6 00:00:20.850 --> 00:00:24.793 Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets. 7 00:00:25.314 --> 00:00:25.754 Planning, 8 00:00:25.814 --> 00:00:26.154 coût, 9 00:00:26.294 --> 00:00:26.635 risque, 10 00:00:26.695 --> 00:00:27.315 gestion d'équipe, 11 00:00:27.476 --> 00:00:27.936 changement, 12 00:00:28.096 --> 00:00:28.817 communication, 13 00:00:28.917 --> 00:00:29.778 définition du besoin. 14 00:00:30.258 --> 00:00:31.259 Au fil des épisodes, 15 00:00:31.459 --> 00:00:32.560 on va voir tout cela ensemble. 16 00:00:33.401 --> 00:00:36.584 Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, 17 00:00:37.068 --> 00:00:40.771 ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, 18 00:00:41.211 --> 00:00:41.671 abonne-toi. 19 00:00:42.192 --> 00:00:44.714 Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. 20 00:00:49.057 --> 00:00:51.338 Dans le vocabulaire associé au management de projet, 21 00:00:52.219 --> 00:00:56.202 un terme qui revient souvent et qui est parfois mal compris est celui de sponsor. 22 00:00:57.002 --> 00:00:57.563 Bien entendu, 23 00:00:57.863 --> 00:01:02.827 il n'est pas question ici d'un échange de visibilité en contrepartie d'un financement, 24 00:01:03.247 --> 00:01:04.608 comme cela peut se faire dans le sport. 25 00:01:06.044 --> 00:01:06.344 Alors, 26 00:01:06.744 --> 00:01:07.645 qu'est-ce que le sponsor ? 27 00:01:08.065 --> 00:01:08.765 Quel est son rôle ? 28 00:01:09.345 --> 00:01:11.526 Pourquoi c'est un élément clé de la réussite des projets ? 29 00:01:12.087 --> 00:01:14.988 C'est ce que l'on voit ensemble dans cet épisode de Focus Projet. 30 00:01:18.969 --> 00:01:19.550 Tout d'abord, 31 00:01:19.810 --> 00:01:20.690 qu'est-ce qu'un sponsor ? 32 00:01:21.030 --> 00:01:21.530 Ou plutôt, 33 00:01:21.830 --> 00:01:22.271 qui est-ce ? 34 00:01:23.011 --> 00:01:23.831 Pour commencer déjà, 35 00:01:24.091 --> 00:01:25.332 le sponsor est une personne. 36 00:01:26.152 --> 00:01:27.113 Comme je viens de le dire, 37 00:01:27.613 --> 00:01:29.594 il n'est pas ici question d'un échange de visibilité. 38 00:01:29.954 --> 00:01:30.454 Par contre, 39 00:01:30.734 --> 00:01:35.316 on va retrouver l'aspect de parrainage que l'on peut avoir dans le sponsoring sportif. 40 00:01:36.480 --> 00:01:37.360 D'une certaine manière, 41 00:01:37.800 --> 00:01:41.381 le sponsor c'est un peu le parrain du projet au niveau de la direction. 42 00:01:42.782 --> 00:01:48.523 Le sponsor est généralement un cadre de l'entreprise ou un membre de la direction qui va être chargé de suivre le projet, 43 00:01:48.883 --> 00:01:51.164 son déroulement et s'assurer que tout se passe bien. 44 00:01:52.064 --> 00:01:56.786 Il va d'une certaine manière être le lien entre la direction de l'entreprise et l'équipe projet. 45 00:01:57.826 --> 00:02:03.887 Une des responsabilités du sponsor est de s'assurer que le projet reste aligné avec les objectifs de l'entreprise, 46 00:02:05.728 --> 00:02:06.829 à sa stratégie globale. 47 00:02:07.610 --> 00:02:10.772 Il doit aussi s'assurer qu'au cours de sa réalisation, 48 00:02:11.072 --> 00:02:13.174 le projet ne dévie pas de ses objectifs. 49 00:02:14.035 --> 00:02:19.599 Le sponsor est généralement la personne qui est garante que le projet va respecter le business case, 50 00:02:19.840 --> 00:02:26.685 c'est-à-dire que la valeur que l'on va retirer du projet soit supérieure au moyen que l'on va mettre en œuvre pour le réaliser. 51 00:02:28.106 --> 00:02:31.029 Là où le chef de projet n'a généralement pas un rôle hiérarchique, 52 00:02:31.349 --> 00:02:34.852 le sponsor est lui très souvent à un niveau hiérarchique 53 00:02:35.092 --> 00:02:36.512 où il est le responsable, 54 00:02:36.712 --> 00:02:38.733 de manière directe ou indirecte d'ailleurs, 55 00:02:39.173 --> 00:02:41.994 de la majorité des parties prenantes internes à l'entreprise. 56 00:02:42.714 --> 00:02:45.175 Il a donc des moyens d'action beaucoup plus importants. 57 00:02:47.415 --> 00:02:49.616 Maintenant que vous avez une meilleure idée de qui il est, 58 00:02:50.376 --> 00:02:52.237 quel va être son rôle dans la pratique ? 59 00:02:53.577 --> 00:02:54.337 Comme je l'ai évoqué, 60 00:02:54.997 --> 00:02:59.939 le sponsor est la personne en charge de s'assurer que le business case du projet va être respecté. 61 00:03:00.639 --> 00:03:01.159 De ce fait, 62 00:03:01.619 --> 00:03:04.660 c'est à lui que vont revenir les décisions sur les arbitrages clés 63 00:03:06.561 --> 00:03:07.241 Dans un projet, 64 00:03:07.541 --> 00:03:09.602 tout le monde a des intérêts qui ont tendance à diverger. 65 00:03:10.242 --> 00:03:14.184 Le chef de projet veut que les choses changent le moins possible pour voir avancer vite, 66 00:03:14.684 --> 00:03:17.845 prendre des décisions efficaces pour préserver son planning, 67 00:03:18.045 --> 00:03:19.726 son budget et son organisation. 68 00:03:20.726 --> 00:03:26.069 Les utilisateurs vont vouloir qu'il y ait toujours plus de fonctionnalités et que les choses soient toujours mieux. 69 00:03:27.169 --> 00:03:34.312 Les diverses autres parties prenantes vont militer pour leurs intérêts qui ne sont pas forcément celles du projet ou de l'entreprise dans son ensemble. 70 00:03:36.145 --> 00:03:36.625 Dans tout cela, 71 00:03:36.926 --> 00:03:41.670 il est donc nécessaire de faire le tri pour s'assurer que le projet respecte les objectifs qui lui sont fixés. 72 00:03:42.691 --> 00:03:45.713 Même si le chef de projet peut réaliser une partie de ce travail, 73 00:03:46.334 --> 00:03:55.222 c'est au sponsor qu'il va incomber de valider les arbitrages proposés par le chef de projet ou dans certains cas de réaliser lui-même ses arbitrages. 74 00:03:56.282 --> 00:03:58.504 Le sponsor a donc ces deux rôles importants. 75 00:03:59.105 --> 00:04:02.488 Garantir l'alignement du projet avec les objectifs de l'entreprise. 76 00:04:02.944 --> 00:04:06.107 et réaliser les arbitrages nécessaires au sein du projet pour cela. 77 00:04:08.128 --> 00:04:08.989 Au-delà de cette fonction, 78 00:04:09.249 --> 00:04:10.771 le sponsor représente la direction. 79 00:04:11.611 --> 00:04:16.415 Il a donc aussi un rôle d'appui et de soutien quand cela est nécessaire auprès du chef de projet. 80 00:04:17.056 --> 00:04:19.438 Cela peut être pour mobiliser des ressources supplémentaires, 81 00:04:19.918 --> 00:04:22.961 pour demander à certaines parties prenantes de s'impliquer dans le projet, 82 00:04:23.481 --> 00:04:23.621 etc. 83 00:04:25.043 --> 00:04:25.823 Le chef de projet, 84 00:04:26.144 --> 00:04:28.105 n'ayant pas de responsabilité hiérarchique, 85 00:04:28.305 --> 00:04:31.288 peut faire appel au sponsor pour l'aider dans certaines situations. 86 00:04:31.680 --> 00:04:34.442 ou un appui de la direction peut être bénéfique au projet. 87 00:04:36.683 --> 00:04:39.824 Pourquoi le rôle du sponsor est clé dans la réussite d'un projet ? 88 00:04:41.285 --> 00:04:45.468 Le fait qu'un sponsor soit impliqué dans le projet va faciliter grandement sa réussite. 89 00:04:46.088 --> 00:04:46.628 Tout d'abord, 90 00:04:46.768 --> 00:04:50.330 son implication va montrer l'importance du projet aux yeux de la direction. 91 00:04:51.351 --> 00:04:52.291 Le fait qu'il soit présent, 92 00:04:52.451 --> 00:04:54.813 qu'il appuie le chef de projet lorsque c'est nécessaire, 93 00:04:55.113 --> 00:05:00.976 va permettre à celui-ci d'être plus efficace et de mobiliser les différentes personnes de son organisation 94 00:05:01.305 --> 00:05:01.875 plus facilement. 95 00:05:02.925 --> 00:05:03.285 Ensuite, 96 00:05:03.645 --> 00:05:09.647 le fait qu'il soit disponible et au courant du projet va permettre de prendre des décisions de manière fluide et efficace. 97 00:05:10.347 --> 00:05:19.450 Réaliser les arbitrages de manière régulière sans avoir à attendre un mois ou plus parfois pour obtenir le retour du sponsor va forcément faciliter la vie du chef de projet. 98 00:05:20.370 --> 00:05:20.890 De ce fait, 99 00:05:21.270 --> 00:05:22.810 ça va simplifier la réussite du projet. 100 00:05:23.771 --> 00:05:24.431 En plus de cela, 101 00:05:24.591 --> 00:05:31.913 le fait que le sponsor suive de manière régulière le projet va lui permettre de s'assurer que celui-ci se déroule correctement et il va être 102 00:05:31.973 --> 00:05:34.514 au courant des éventuels problèmes lorsqu'ils apparaissent. 103 00:05:35.295 --> 00:05:41.038 Il pourra agir rapidement en accord avec le chef de projet pour les résoudre de manière efficace et coordonnée. 104 00:05:43.079 --> 00:05:45.301 Que se passe-t-il si le sponsor n'est pas présent ? 105 00:05:46.341 --> 00:05:47.802 Lorsque le sponsor est peu impliqué, 106 00:05:48.202 --> 00:05:55.486 il va être plus difficile d'obtenir des décisions de manière rapide et efficace qui soient en accord avec les besoins de l'ensemble des parties prenantes et du projet. 107 00:05:56.267 --> 00:05:59.969 Cela peut entraîner des retards dus à une prise de décision compliquée 108 00:06:00.229 --> 00:06:04.751 et amener de l'inertie qui va compliquer la réalisation du projet et la tâche du chef de projet. 109 00:06:06.071 --> 00:06:06.932 Pour le chef de projet, 110 00:06:07.212 --> 00:06:15.235 il va être plus difficile de mobiliser son équipe et les différentes parties prenantes de l'entreprise si le sponsor est en retrait ou quasiment inexistant. 111 00:06:16.136 --> 00:06:21.478 Il va être beaucoup plus dur pour lui de montrer l'intérêt du projet et son importance pour l'entreprise. 112 00:06:22.558 --> 00:06:25.300 Ce manque d'implication peut se ressentir dans les résultats. 113 00:06:25.920 --> 00:06:28.681 Il va être compliqué pour le chef de projet de faire avancer les choses. 114 00:06:28.881 --> 00:06:30.702 si ces interlocuteurs ne sont pas impliqués, 115 00:06:31.002 --> 00:06:35.084 en partie à cause du manque d'implication du sponsor et par ce biais de la direction. 116 00:06:37.985 --> 00:06:38.785 Avant de conclure, 117 00:06:39.145 --> 00:06:41.847 quelques conseils pour les sponsors qui pourraient nous écouter. 118 00:06:42.767 --> 00:06:43.267 Tout d'abord, 119 00:06:43.387 --> 00:06:47.549 il est important de soutenir le chef de projet et d'être dans une posture constructive. 120 00:06:48.349 --> 00:06:48.629 L'idée, 121 00:06:48.850 --> 00:06:50.850 c'est d'être une ressource pour le chef de projet, 122 00:06:51.231 --> 00:06:56.733 notamment pour agir sur les points de blocage internes qui ne peuvent pas être directement résolus par le chef de projet. 123 00:06:57.989 --> 00:07:04.353 Votre but doit être d'arriver à déceler les problèmes au plus tôt et de s'assurer qu'ils sont bien pris en charge par l'équipe projet. 124 00:07:04.993 --> 00:07:07.254 Faire en sorte qu'on ne cache pas la poussière sous le tapis. 125 00:07:08.275 --> 00:07:08.635 Pour cela, 126 00:07:09.135 --> 00:07:11.597 faites le point régulièrement avec le chef de projet. 127 00:07:11.777 --> 00:07:15.859 N'hésitez pas à poser des questions et montrer votre support et votre compréhension. 128 00:07:16.880 --> 00:07:22.703 Il est nécessaire d'avoir la confiance de l'équipe projet pour qu'elle soit ouverte à partager les points bloquants avec vous. 129 00:07:23.863 --> 00:07:25.484 Votre rôle n'est pas forcément de les résoudre, 130 00:07:25.845 --> 00:07:26.565 mais de vous assurer 131 00:07:26.725 --> 00:07:29.367 que les choses sont gérées et qu'elles ne vont pas dégénérer. 132 00:07:30.328 --> 00:07:37.834 Cette confiance et transparence vous permettra d'avoir une bonne vision de l'état du projet et de ne pas découvrir les problèmes une fois qu'il est trop tard. 133 00:07:39.015 --> 00:07:41.057 Un autre point important qui est lié au premier, 134 00:07:41.598 --> 00:07:47.683 c'est faire attention à ce qu'on appelle en anglais les watermelon projects les projets pastèques en français, 135 00:07:48.243 --> 00:07:51.246 c'est-à-dire vert à l'extérieur et rouge à l'intérieur. 136 00:07:52.367 --> 00:07:52.587 Donc, 137 00:07:52.767 --> 00:07:54.829 quand un chef de projet vous dit que tout va bien, 138 00:07:55.377 --> 00:07:56.478 N'hésitez pas à creuser un peu. 139 00:07:57.198 --> 00:07:59.099 Assurez-vous que les choses vont réellement bien. 140 00:08:00.080 --> 00:08:01.981 Et le meilleur moyen pour éviter cela, 141 00:08:02.221 --> 00:08:10.145 ça reste d'être dans une relation de confiance avec le chef de projet et d'être vu comme un soutien plus que comme quelqu'un qui va seulement sanctionner. 142 00:08:10.906 --> 00:08:11.306 Là aussi, 143 00:08:11.686 --> 00:08:19.551 le but est de ne pas se retrouver avec des projets qu'il est très compliqué à remettre dans le droit chemin car les difficultés font surface trop tard. 144 00:08:20.551 --> 00:08:21.332 Un point important, 145 00:08:21.632 --> 00:08:22.832 être le sponsor d'un projet, 146 00:08:23.053 --> 00:08:23.673 ça prend du temps. 147 00:08:24.613 --> 00:08:27.294 Dans les postes qui sont occupés par les sponsors en entreprise, 148 00:08:27.554 --> 00:08:29.454 cette surcharge est rarement prise en compte. 149 00:08:30.195 --> 00:08:32.935 Les sponsors ont généralement énormément d'autres choses à faire, 150 00:08:33.395 --> 00:08:37.777 mais il est quand même nécessaire d'arriver à consacrer un peu de temps pour faire le point sur le projet. 151 00:08:38.637 --> 00:08:39.217 Mon conseil, 152 00:08:39.477 --> 00:08:42.018 c'est de bloquer des créneaux courts de manière régulière. 153 00:08:42.718 --> 00:08:47.199 Il est plus simple d'avoir un créneau et finalement le supprimer s'il n'est pas nécessaire, 154 00:08:47.559 --> 00:08:49.960 que de chercher à en rajouter un en urgence. 155 00:08:50.720 --> 00:08:51.100 De plus, 156 00:08:51.220 --> 00:08:53.341 c'est souvent plus judicieux de faire des points 157 00:08:53.501 --> 00:08:54.722 court très régulièrement, 158 00:08:54.962 --> 00:08:58.245 plutôt que de prendre une demi-journée tous les mois pour le projet par exemple. 159 00:08:59.086 --> 00:08:59.386 Et puis, 160 00:08:59.486 --> 00:09:00.227 dernière chose, 161 00:09:00.727 --> 00:09:06.632 n'hésitez pas à vous former pour ce rôle qui n'est pas évident et qui nécessite quelques compétences spécifiques. 162 00:09:10.736 --> 00:09:11.436 Pour conclure, 163 00:09:11.677 --> 00:09:12.577 récapitulons tout ça. 164 00:09:13.638 --> 00:09:17.882 Le sponsor est d'une certaine manière le parrain du projet au niveau de la direction. 165 00:09:19.023 --> 00:09:21.305 Il représente la direction pour le projet. 166 00:09:21.605 --> 00:09:23.266 et le projet au sein de la direction. 167 00:09:24.247 --> 00:09:34.476 Son rôle est de s'assurer que les bénéfices du projet vont être supérieurs aux moyens mis en œuvre pour réaliser le projet et que le projet est en ligne avec les objectifs de l'entreprise. 168 00:09:35.397 --> 00:09:35.817 Pour cela, 169 00:09:36.078 --> 00:09:41.622 il a un rôle d'arbitre au sein du projet entre les différentes parties prenantes avec des intérêts divergents. 170 00:09:42.423 --> 00:09:47.487 Il va soutenir et appuyer le chef de projet au sein de son organisation lorsque cela est nécessaire. 171 00:09:48.548 --> 00:09:49.189 C'est un rôle clé 172 00:09:49.569 --> 00:09:55.011 car il est à la fois le garant de l'utilité du projet et il doit s'assurer de son bon déroulement. 173 00:09:56.295 --> 00:10:00.459 Avoir un sponsor impliqué va faciliter grandement la tâche au chef de projet. 174 00:10:00.939 --> 00:10:09.126 Ça va lui permettre d'obtenir des arbitrages de manière rapide et efficace et lui assurer l'appui de la direction auprès des autres parties prenantes de l'entreprise. 175 00:10:12.989 --> 00:10:16.452 J'espère que vous avez une meilleure idée de ce qu'est le sponsor d'un projet, 176 00:10:16.733 --> 00:10:23.999 de son utilité et de pourquoi il est important d'impliquer le sponsor au sein de votre projet et d'avoir une relation de confiance avec lui. 177 00:10:25.015 --> 00:10:26.257 Vous avez des questions à ce sujet, 178 00:10:26.397 --> 00:10:27.539 des expériences à partager ? 179 00:10:28.220 --> 00:10:30.643 On se retrouve sur lundi pour en discuter. 180 00:10:32.466 --> 00:10:33.347 Cet épisode vous a plu ? 181 00:10:34.088 --> 00:10:38.534 Abonnez-vous à Focus Projet sur votre plateforme préférée et parlez-en autour de vous. 182 00:10:39.355 --> 00:10:41.839 Bonne journée et à la semaine prochaine dans Focus Projet.